Quy trình hiện đại hóa văn phòng bằng 3 bước đơn giản và hiệu quả

Hiện đại hóa văn phòng vừa là yêu cầu vừa là nhu cầu không thể thiếu ở mỗi doanh nghiệp. Ngày nay, khi công nghệ phát triển, cuộc sống của con người được hỗ trợ nhiều hơn bởi những công nghệ thông minh. Đặc biệt là sự phát triển của công nghệ trong văn phòng, biến những văn phòng cũ trở thành những văn phòng hiện đại. Quá trình hiện đại hóa văn phòng đang được thực hiện một cách nhanh chóng và mạnh mẽ ở hầu hết các doanh nghiệp nhằm nâng cao năng suất làm việc, đem lại hiệu quả cao trong công việc.

 

3 Bước tiến hành hiện đại hóa văn phòng để có không gian làm việc chuyên nghiệp

Hiện đại hóa văn phòng là gì? Đây là công tác giúp văn phòng trở nên hiện đại hơn không chỉ là về mặt thiết bị và cơ sở vật chất mà cả tác phong làm việc. Hanoi Office sẽ giúp bạn tiến hành cải tổ và hiện đại hóa văn phòng chỉ bằng 3 bước sau đây:

Bước 1: Hiện đại hóa văn phòng thông qua nội thất văn phòng

Hiện đại hóa văn phòng bắt đầu từ những việc nhỏ nhất đó là thay đổi nội thất, không gian trong một văn phòng.

Thay vì những chiếc ghế gỗ 4 chân kiên cố, ở văn phòng hiện đại sử dụng những chiếc ghế xoay, ghế tựa có thể di chuyển dễ dàng và tạo cảm giác thoải mái cho người ngồi. Một chiếc ghế có nệm êm, có thể di chuyển và có mặt tựa sẽ tạo cảm giác thư giãn cho người ngồi không gây nhức mỏi. Thuận lợi cho những nhân viên văn phòng khi phải dành tới những 8 giờ để ngồi làm việc tại văn phòng.

Hiện đại hóa văn phòng là cách thay vì sử dụng những bức tường ngăn kiên cố giữa các phòng làm việc thì các văn phòng hiện đại lại tích cực khai thác một không gian làm việc mở. Tạo ra không gian làm việc chung, nơi mọi người có thể trao đổi công việc một cách dễ dàng.

Ở những văn phòng cũ, đa phần chất liệu là gỗ tự nhiên hoặc nhựa. Còn với văn phòng hiện đại thì chất liệu nội thất được sử dụng đa dạng và tiết kiệm chi phí hơn. Với những kiểu dáng hài hòa mà đơn giản tạo ra một không gian làm việc chuyên nghiệp, sang trọng và đầy tính thẩm mỹ cho văn phòng.

Nội thất văn phòng theo phong cách hiện đại hóa

Xem ngay: Lao đao với giá dịch vụ cho thuê văn phòng trọn gói của Hanoi Office – Chỉ từ 4.000.000 VNĐ/ tháng – Rẻ chưa từng có!

Màu sắc cũng là một yếu tố tác động tới việc hiện đại hóa văn phòng. Trước kia các văn phòng cũ hầu như không quá để ý tới yếu tố màu sắc. Nhưng với sự phát triển của xã hội hiện nay, thì nhu cầu thẩm mỹ cũng là một yếu tố được đặt lên hàng đầu trong thiết kế một văn phòng. Để có thể tạo ấn tượng tốt cho khách hàng, đối tác cũng như những nhân viên trực tiếp làm việc hàng ngày ở văn phòng thì yếu tố màu sắc cũng là một yêu tố vô cùng quan trọng.

Bước 2: Hiện đại hóa văn phòng thông qua thiết bị công nghệ

Áp dụng công nghệ cao vào việc vận hành là một trong những yếu tố quan trọng. Nó giúp cho văn phòng hoạt động hiệu quả, tiết kiệm được thời gian và chi phí hoạt động của văn phòng.

Một văn phòng hiện đại là một văn phòng có hệ thống mạng internet mạnh và ổn định, được kết nối với tất cả hệ thống máy tính. Bởi lẽ hiện nay, hầu hết mọi công việc đều được xây dựng, trao đổi, cung cấp, xử lý và giải quyết dựa trên mạng internet. Với sự phát triển của công nghệ số như hiện nay, việc set up một hệ thống mạng internet là yêu cầu đầu tiên để hoạt động một văn phòng.

Bạn sẽ không thể làm được gì nếu chiếc máy tính của bạn không kết nối internet, bạn cũng không thể hoàn thành công việc nếu nơi bạn làm việc hệ thống mạng internet quá chậm hoặc không ổn định.

Xem ngay: Cách bố trí bàn làm việc hợp phong thủy với từng mệnh

Hiện đại hóa văn phòng cũng chính là việc bạn áp dụng các công nghệ cao vào văn phòng. Để thay vì hoạt động thủ công bằng sự điều khiển của con người thì văn phòng của bạn có thể hoạt động một cách tự động thông qua hệ thống kiểm soát tự động hóa văn phòng.

Từ những hệ thống kiểm soát tự động hóa văn phòng (hệ thống tự động kiểm soát việc sưởi ấm, ánh sáng, điều hòa không khí…) tới những hệ thống quản lý khách hàng truy cập (Tại các văn phòng không có nhân viên lễ tân, hệ thống quản lý khách truy cập đẩy nhanh việc check – in của khách hàng đồng thời giảm bớt những gián đoạn do khách hoặc người giao hàng gây ra).

Có thể thấy các công cụ công nghệ cao sẽ biến văn phòng của bạn thành một kiệt tác kỹ thuật số hiện đại.

Bước 3: Hiện đại hóa văn phòng thông qua tác phong của nhân viên

Mặc dù công nghệ, các cơ sở vật chất là những yếu tố cần thiết để biến văn phòng của bạn trở thành một văn phòng hiện đại. Tuy nhiên, yếu tố cơ bản nhất đó chính là con người.

Ở một văn phòng hiện đại, bạn cũng phải tự biến mình thành một con người hiện đại. Đó là tác phong đi làm đúng giờ, đó là sự nhiệt huyết với công việc, đó là việc hoàn thành công việc đúng hạn định. Đó là cách bạn không ngừng học hỏi, không ngại học tập những cái mới để có thể thu nạp thêm kiến thức cho mình. Hay nói cách khác đó là cách bạn không ngừng hiện đại hóa bản thân.

Trong một văn phòng hiện đại yêu cầu bạn phải là một người có kỹ năng sử dụng các phần mềm, các công cụ công nghệ một cách cơ bản. Bởi trong một văn phòng được set up hầu hết bằng các thiết bị công nghệ, nếu bạn không biết sử dụng chúng bạn sẽ trở thành người lạc hậu và không thể đáp ứng một cách tối đa yêu cầu công việc.

Chính vì thế để hiện đại hóa văn phòng làm việc trước hết cần phải thay đổi tác phong làm việc, nâng cao trình độ của nhân viên. Từ đó mới đảm bảo được hiệu quả một cách tối đa hoạt động của một văn phòng hiện đại.

Hiện đại hóa văn phòng đang từng bước được các doanh nghiệp quan tâm và tiến hành. Nó sẽ giúp cho việc hoạt động của doanh nghiệp trở nên thuận lợi và đạt hiệu quả cao hơn.

Xem ngay: Tiết kiệm 80% chi phí thuê văn phòng bằng mô hình Coworking Space Hà Nội hiện đại nhất