​Luôn cảm thấy công việc quá nhiều? 4 nguyên tắc giúp bạn giảm stress

19/03/2019 03:35 +07 - Lượt xem: 3092

Bạn là một người chăm chỉ, nhưng đừng lúc nào cũng chăm chăm vào công việc để phát triển tương lai sự nghiệp quá mức. Thỉnh thoảng cũng phải dừng lại để nghe tiếng nói nội tâm của bản thân xem thứ chúng ta cần là gì và có thực sự thoải mái với nó. Hãy cùng tìm hiểu 4 nguyên tắc giúp bạn giảm stress sau đây:

4-nguyen-tac-giam-stress-1

1. Hai bước tự tư duy (Double steps)

Mỗi người có một thói quen làm việc, với tôi từ trước đến nay nhất định tôi phải làm đó là GHI CHÚ. Nhưng nếu chỉ ghi chú rồi để đấy thì sẽ không có tác dụng gì. Mà bạn phải làm theo quy trình: “ghi chú – suy nghĩ – hành động”. Có như vậy thì những ghi chú của bạn mới có ích.

Các bạn thường quản lý nhiệm vụ công việc của mình như thế nào? Viết ra những việc cần làm, sau đó thực hiện lần lượt từng công việc đã dự định trước. Như thế thì phương thức làm việc của bạn chỉ đang dừng ở mức: ghi chú – hành động. Chúng ta đang bị thiếu mất cái gì? Đó chính là SUY NGHĨ.

Nhiều người nghĩ như thế là thừa, là mất thời gian. Nhưng chính thái độ xem thường “suy nghĩ” như thế lại là nguyên nhân khiến nhiều người luôn cảm thấy mệt mỏi, bận rộn vì làm không hết việc.

Ví dụ, hôm trước, tôi có tham gia một lớp giảng dạy bồi dưỡng cho bộ phận của mình thì mới phát hiện một lỗi rất lớn ở đa số nhân viên của tôi đó là: không tìm được trọng điểm vấn đề.

Tôi để nhân viên của mình thảo luận vấn đề quy trình hợp tác trong khoảng hơn một tiếng đồng hồ. Kết quả là: không một ai nghiêm túc nghĩ nghĩ “làm sao để giải quyết vấn đề”, đến khi thời gian sắp hết (30 phút cuối) mới vội vội vàng vàng suy nghĩ cách giải quyết.

Những tình huống như vậy xảy ra rất thường xuyên, nhiều khi tôi phải hướng dẫn, chỉ ra vấn đề trọng tâm cho nhân viên thảo luận. Như vậy thì mới có kết quả tốt và tiết kiệm thời gian.

Cũng như vậy, có những lúc giao việc cho một nhóm làm một kế hoạch nào đó thì họ làm rất chi tiết, ý tưởng rất phong phú, sáng tạo, nhưng lại luôn bỏ qua câu hỏi quan trọng nhất: Tại sao lại làm phương án này? Mục đích của nó là gì? Và sẽ hiệu quả đạt được sẽ ra sao?

4-nguyen-tac-giam-stress-2

Và tôi tin rằng, chắc chắn bạn cũng đã gặp trường hợp này rồi: Cấp trên giao nhiệm vụ thì tranh thủ làm rất nhanh. Cũng chính vì tranh thủ nên kết quả khi sếp nhận xét: “Cái tôi muốn không phải là cái này”. Như vậy rất lãng phí thời gian, và chắc chắn nó ảnh hưởng đến tâm trạng của bạn.

Vậy làm sao để giải quyết vấn đề? Thực ra rất đơn giản, trong quá trình chúng ta “ghi chú – hành động” thì hãy thêm giai đoạn “suy nghĩ” vào giữa thì mọi vấn đề sẽ được giải quyết một cách nhanh chóng và hiệu quả cao.

Đây chính là nguyên tắc HAI BƯỚC TƯ DUY: không phải chỉ ghi nhớ nhiệm vụ cần làm (bước 1) mà còn cần phải tư duy được tham gia vào giữa bước 1 (bước 2). Sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự một cách chính xác, rõ ràng, nắm được trọng tâm vấn đề và mục đích của nó thì thực hiện mới hiệu quả được.

Cụ thể là phải làm thế nào? Rất đơn giản: lúc các bạn viết nhiệm vụ ra giấy, hãy thêm một cột mô tả nhiệm vụ: Vì sao tôi phải làm việc này? Tôi muốn đạt được kết quả gì qua nhiệm vụ đó? Đây mới chính là mục tiêu mấu chốt của mọi vấn đề.
Vậy nên, lúc thực hiện nhiệm vụ, hãy nhớ phải xoay quanh những mục tiêu mấu chốt để hành động thì sẽ không bị lệch hướng, sai đường.

Hãy tập làm quen với việc dùng “To do list” để sắp xếp công việc của mình. Như vậy mọi thứ sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Cứ như vậy, lúc thực hiện nhiệm vụ, lúc nào bạn cũng có thể xác định được mục tiêu mấu chốt, đích đến của nhiệm vụ: Mục đích làm việc này của mình là gì? Mình có đang đi đúng hướng không?

Ví dụ khi giải quyết vấn đề về hệ thống mua sắm, nhớ “nâng cao trải nghiệm khách hàng” thì chúng ta sẽ không bị nhân tố khác như giá cả, chất lượng… làm hoa mắt. Thay vào đó, tôi xác định trước một cách chính xác thứ tôi cần là gì. Thậm chí nếu không phù hợp thì có cách nào tối ưu hóa hệ thống hiện tại không? Có thể thông qua cách khác để nâng cao trải nghiệm khách hàng? Đây đều là những lựa chọn mà chúng ta có thể thực hiện được.

4-nguyen-tac-giam-stress-3

2. Nguyên tắc thực hiện trong một lần (Do it at once)

At once chính là “lập tức”, nhưng ở đây nó có nghĩa là “một lần”. Bởi vì, sở dĩ có rất nhiều chuyện làm phiền chúng ta là do chúng ta không có thói quen “thực hiện một lần”, mà cứ phân tách chúng ra, làm thành nhiều lần.

Sophie Leroy – một chuyên gia tâm lý học đã làm một nghiên cứu rất thú vị: ông cho một nhóm sinh viên làm bài thì A sau đó đi hoàn thành bài thi B, sẽ có hai trường hợp như sau:

  1. Cho 1 tiếng hoàn thành bài A, sau đó mới được hoàn thành bài B
  2. Cho 1 tiếng 30 phút hoàn thành bài thi A, sau đó đi hoàn thành bài thi B.

Hãy đoán xem: khi sinh viên ở hai nhóm bắt đầu làm bài thi B thì nhóm nào sẽ bị ảnh hưởng, bị rối bởi bài thi A ít hơn, và chuyên tâm cho bài B nhiều hơn.

Vâng! Rất nhiều người đoán là nhóm thứ 2 nhưng đáp án lại là nhóm thứ nhất.
Nhóm có áp lực về thời gian lớn hơn thì ngược lại nhiệm vụ cũng như trách nhiệm hoàn thành sẽ chú tâm và chỉn chu hơn.

Tại sao vậy? Nguyên nhân rất đơn giản: áp lực thời gian lớn sẽ khiến chúng ta phải thu hẹp phạm vi lựa chọn, giảm thiểu việc suy nghĩ lung tung, và sẽ có phản ưngs nhanh để đưa ra hành động.

4-nguyen-tac-giam-stress-4

Trước tiên, sắp xếp các nhiệm vụ theo mức độ quan trọng dần rồi chia thành các ngăn: 1,2,3…
Nhiệm vụ ở ngăn thứ nhất: thuộc vào loại “rất quan trọng”. Chính vì thế nên tôi sẽ ghi chép lại, tập trung suy nghĩ, phân tích, thực hiện và dồn tâm huyết để hoàn thành. Hầu hết các vấn đề liên quan đến công việc hàng ngày đều thuộc ngắn này.

Nhiệm vụ ở ngăn thứ hai: thuộc loại “quan trọng bình thường”. Ví dụ như gọi điện lại cho đồng nghiệp, làm báo cáo cho sếp, xác nhận lịch trình, khách sạn, vé… cho khách hàng.
Những vấn đề này, bạn không thể không làm nhưng cũng không nhất thiết phải dồn quá nhiều tâm huyết cho nó ngay lập tức, bởi như vậy sẽ lãng phí thời gian cho những việc quan trọng hơn, cần giải quyết ngay tức thì.

Cách làm của tôi chính là: mỗi ngày đặt ra một khoảng thời gian nhất định, chuyên tâm giải quyết những chuyện quan trọng trước, đồng thời áp dụng nguyên tắc “thực hiện một lần”, hãy làm hết chúng trong khoảng thời gian đặt ra, thì kết quả đạt được sẽ khác hơn rất nhiều.

Đối với những vấn đề “không quan trọng đến thế” chỉ cần cho nó một kết quả hợp lý là được, không cần phải lãng phí quá nhiều thời gian của mình.

Nói một cách đơn giản, dễ hiểu: chuyện gì buông được thì nên buông bỏ, giải quyết ở mức độ vừa phải, hợp lý, nhanh gọn, mà hãy chuyên tâm cho những việc thực quan trọng, cần thiết và có giá trị.

Đừng lầm bước vào con đường “làm tốt mỗi một chuyện”, như thế kết quả thu được chỉ là chuyện gì cũng làm không tốt.

►►► Có thể bạn quan tâm: Những chính sách PHÚC LỢI quan trọng có hiệu lực từ tháng 12/2018XEM NGAY!

3. Nguyên tắc của sự bắt đầu đơn giản (Dirty beginning)

Mỗi con người luôn có một hiện tượng rất kỳ lạ: nếu một chuyện khi chưa làm thì chắc chắn sẽ tìm đủ mọi lý do để buông bỏ nó, thậm chí không thèm động vào, nhưng đến khi phải làm lại thì hăm hăm hở hở, muốn từ bỏ cũng khó.

Dùng từ cao cấp hơn một chút cho hiện tượng trên đó là hầu hết chúng ta đều không muốn thay đổi trạng thái của bản thân mình, hay nói một cách dân gian, đó là: lười.

Thực ra, nếu bạn biết cách thì nó cũng có ích với chứng hay trì hoãn của chúng ta.
Bạn sẽ phát hiện ra, đa số sự phiền phức đều đến như nào? Không gì khác ngoài sự “trì hoãn”. Có rất nhiều vấn đề, rõ ràng đã được sắp xếp ổn thỏa rồi nhưng đến lúc thực hiện thì không hiểu vì sao cứ bị kéo dài, rồi trì hoãn, rồi kéo theo những hệ quả khác.

Trong đó biểu hiện rõ ràng nhất chính là những công việc cần đến tư duy mang tính sáng tạo.

Còn những hành động không cần não quá như điền bảng hỏi, phiếu điều tra,… rất ít người trì hoãn bởi chúng không có gì khó khăn cả. Vậy những việc hay bị trì hoãn nhất là gì? Đó chính là những việc sáng tạo nội dung, đề xuất ý tưởng, viết phương án hay báo cáo chẳng hạn…

Như vậy, chúng ta có thể thấy những thứ hay cần động não thì rất dễ bị vướng vào vòng tròn này: lúc nào cũng lo lắng mình làm không hoàn hảo, không tốt nên không dám bắt đầu, và dẫn đến kết quả công việc không tốt thực sự.

4-nguyen-tac-giam-stress-6

Làm sao để giải quyết vấn đề này?

Có một cách khá hiệu quả: hãy bắt đầu bằng việc “không động não”.
Cái khó nhất ở đây, thực ra chính là hai chữ “bắt đầu”. Chỉ cần khi chúng ta khởi động được thì não sẽ khiến chúng ta làm việc không ngừng nghỉ.

Vậy thì, làm thế nào để bắt đầu “không động não” đây?
Đối với những công việc mang tính sáng tạo, chúng ta có thể sử dụng phương pháp “hình thức hóa”. Khi bắt đầu, hãy làm trước những phần có thể “hình thức hóa”, giống như việc làm ấm cơ thể mình vậy.

Ví dụ ngày trước, lúc còn đi học, mỗi lần viết văn, tôi thường mở bài bằng cách trích dẫn những câu thơ, lời bài hát. Đó chính là ví dụ điển hình cho việc “hình thức hóa”.
Hay lúc làm một phương án nào đó, hãy làm một bản nháp hay vẽ khung dàn (sơ đồ cây) cho nó trước. Như vậy, khi bắt đầu làm việc, làm những việc liên quan nhỏ lẻ trước để khái quát vấn đề, sau đó tìm kiếm tài liệu, biểu đồ, chúng sẽ làm ấm cơ thể bạn trước, giúp bạn ngồi yên một chỗ, ngồi lâu một chút.

Cách làm này đã giúp tôi vô số lần trì hoãn, và cũng là cách đối phó với “bận rộn” và “việc vặt”.
Đừng nghĩ quá nhiều, hãy cứ làm trước đi dù chất lượng có ra sao thì thao tác “làm” này cùng với sự mong đợi về kết quả sẽ mang đến cho chúng ta những phản hồi tích cực, làm giảm bớt mệt mỏi và áp lực.

4-nguyen-tac-giam-stress-7

4. Nguyên tắc ngăn kéo thời gian (Drawer hour)

Cuối cùng, một nguyên tắc quan trọng các bạn phải biết, đó là: ngăn kéo thời gian.

Ý gì đây?

Rất nhiều người trong chúng ta đều đang sống vì người khác. Đã lúc nào bạn tự hỏi mình đã quan tâm đến bản thân mình chưa? Có lẽ, bạn sẽ có cho mình một ngăn kéo, bên trong đựng nhiều thứ quan trọng như: nhật ký, sổ ghi chép, một vài tác phẩm hay ho của bản thân…

Mỗi một lần mở ngăn kéo ấy ra là một lần bạn được trở lại làm chính mình.

Đây chính là “ngăn kéo thời gian”.

Bất luận, bạn có bận rộn đến đâu, mỗi ngày hãy dành ra một khoảng thời gian gạt bỏ đi hết phiền não, tập trung vào những chuyện mình thích, những chuyện quan trọng, cần thiết với mình.

Bạn có thể ngồi đọc một cuốn sách, cũng có thể viết một đoạn nhật ký và có thể nhớ lại những mục tiêu, kế hoạch của mình hay tổng kết công việc, hay có thể học, chơi một cái gì đó theo sở thích bản thân: đàn, hát… Bất luận là làm gì thì hãy nhớ, đây là thời gian của bạn, dành cho bạn.

Thời gian cho bản thân không nhất thiết phải quá dài, nửa tiếng đến một tiếng cũng được, trọng điểm là: hãy để khoảng thời gian đó có giá trị, khoảng thời gian thực sự sống cho mình.

Đừng lúc nào cũng chỉ chăm chăm vào công việc, thỉnh thoảng cũng nên dừng lại một chút, lắng nghe nội tâm của mình.

►►► Theo dõi thêm chuyên mục: Chuyện văn phòng để cập nhật thêm nhiều tin tức thú vịCLICK NGAY!

 




Bài xem nhiều