7 lưu ý giúp bạn hoàn thiện kỹ năng chủ trì cuộc họp

Chủ trì cuộc họp cần rất nhiều những kỹ năng khác nhau để có thể đạt được thành công hay mục tiêu ban đầu bạn đặt ra. Tuy nhiên, để nắm vững kỹ năng chủ trì cuộc họp không phải là chuyện có thể làm “ngày một ngày hai”. Kỹ năng được hình thành và phát triển do quá trình lặp đi lặp lại một hoặc nhiều nhóm hành động nhất định. Do vậy, kỹ năng chủ trì cuộc họp phải được luyện tập thường xuyên dựa trên kiến thức và kinh nghiệm thu nhận được thì bạn mới nắm vững được nó.

Những kỹ năng cần thiết để chủ trì một cuộc họp

Tại sao bạn cần có những kỹ năng này? Bạn có muốn người nghe lướt điện thoại, liên tục nhìn đồng hồ khi bạn nói, hay ngủ gục khi bước chân vào phòng họp không? Muốn tổ chức, chủ trì, một cuộc họp thành công thì bạn cần trang bị cho mình rất nhiều kỹ năng. Dưới đây là những kỹ năng cần thiết để chủ trì một cuộc họp:

  • Kỹ năng dẫn dắt cuộc họp: Nghe thì có vẻ khá đơn giản, nhưng để người nghe luôn luôn chú ý vào những điều mình nói không hề dễ. Người nghe rất dễ bị xao lãng bởi những chuyện xung quanh. Hãy xác định mục đích chính của cuộc họp, và từ đó bạn sẽ biết mình nên nói gì để lôi kéo người nghe.
  • Tạo cảm hứng cho người nghe: Cũng giống như việc dẫn dắt, khiến họ thấy hứng thú: “Tôi muốn nghe xem anh ấy sẽ nói gì, anh ấy sẽ làm gì” hoặc phải thốt lên “cuộc họp thú vị quá” đòi hỏi rất nhiều bản lĩnh của một người chủ trì cuộc họp. Giọng nói truyền cảm, những câu nói hài hước,… là một trong nhiều yếu tố gây hứng thú cho người tham dự.
  • Thuyết trình trước đám đông: Đây là kỹ năng cơ bản nếu bạn muốn làm chủ cuộc họp. Đạt được mục đích cuộc họp là lý do chính mà bạn tổ chức cuộc họp này. Vậy nên thuyết trình cho người tham dự về nội dung cuộc họp, tại sao lại có cuộc họp này là điều quan trọng nhất.
  • Phản biện ý kiến phản đối: Sẽ có không ít những người có ý kiến trái chiều với bạn, về những điều bạn đưa ra trong cuộc họp. Làm thế nào để bạn nêu lên chính kiến của mình, thuyết phục được họ ý kiến mình là đúng đắn?

Một số lưu ý giúp bạn hoàn thiện các kỹ năng chủ trì cuộc họp

Mọi kỹ năng chủ trì cuộc họp đều cần trải qua rèn luyện thường xuyên và liên tục. Để nắm vững cách trở thành một người chủ trì cuộc họp thông minh, Hà Nội Office đề xuất cho bạn 7 mẹo nhỏ sau:

Mục đích của cuộc họp là gì?

Bạn nên tự hỏi câu này để có thể tập trung vào yếu tố chính nhất của cuộc họp. Nhiều người rất ghét tham dự cuộc họp vì cho rằng nó không đem lại lợi ích thực sự cho họ, lãng phí thời gian. Gần như 99% người dự cuộc họp không muốn ở đó. Bạn sẽ nhận ra điều này khi thấy họ thường xuyên lướt trên điện thoại hoặc liên tục nhìn đồng hồ.

Khơi dậy hứng khởi ngay từ lúc đầu bằng cách đưa ra cấu trúc của cuộc họp: nó gồm những phần gì, mục tiêu – mục đích của cuộc họp là gì. Người nghe sẽ nắm được khái quát nội dung cuộc họp và quan tâm đến nó hơn.

Ưu tiên thông tin quan trọng nhất

Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng, người nghe sẽ mất dần sự tập trung của mình sau 5 phút khi người thuyết trình bắt đầu nói. Điều đó chứng tỏ nôi dung bạn mang đến cho khán giả không có sức hấp dẫn với họ.

Để tránh tình trạng này, bạn cần phải ưu tiên những điều/vấn đề quan trọng nhất để trình bày trước. Bạn hãy viết ra những mục bạn sẽ nói và đánh số thứ tự cho nó: một là quan trong nhất và thang thứ mười là ít nhất.

Thuyết trình/trình bày dưới dạng hướng dẫn

Nhiều người chủ trì cuộc họp chỉ đơn thuần là đọc những gì có trên Power Point. Nếu bạn đang làm điều này, bạn không cần phải tổ chức cuộc họp làm gì vì tất cả mọi người đều có thể tự đọc những gì có trên màn hình.

Thay vào đó, hãy sử dụng bản Power Point như là một công cụ để hướng dẫn và chỉ bao gồm thông tin quan trọng bạn muốn truyền đạt tới khán giả. Bạn nên viết tối đa 3 ý chính cho mỗi slide, và phần còn lại phụ thuộc vào lời văn của bạn.

Chú ý đến ngôn ngữ cơ thể

Không ai muốn bước chân vào một cuộc họp và thấy người chủ trì thiếu tự tin, lúng túng khi thuyết trình. Sự nhàm chán là điều rất dễ hủy hoại một cuộc họp. Bạn cần thể hiện phong thái của mình bằng ngôn ngữ cơ thể.

Đưa tay ra phía trước khi trình bày một vấn đề, giao tiếp bằng mắt với mọi người sẽ cho khán giả thấy bạn biết rằng họ đang ở trong phòng và bạn đang thực sự nói chuyện với họ.

Ngôn ngữ cơ thể nói lên rất nhiều điều về bạn, người nghe có thể phán đoán bạn đang cảm thấy như thế nào chỉ cần thông qua cử chỉ mà bạn làm. Bạn nên tránh đứng yên một chỗ, hoặc tựa vào bàn. Tự tin và làm chủ cơ thể của mình là bạn đã nắm được một nửa thành công cuộc họp rồi.

Hình ảnh trình chiếu chất lượng

Hình ảnh trực quan lúc nào cũng là phương tiện truyền tải thông tin nhanh chóng nhất đến khán giả. Một người chủ trì cuộc họp chuyên nghiệp sẽ không sử dụng các trang trình chiếu có đầy lỗi chính tả, hình ảnh thiếu sinh động…. Những lỗi nhỏ nhặt này cũng làm mất đi sự chú ý của người nghe nhanh chóng.

Điều này có nghĩa rằng bạn cần phải chỉnh sửa các slide của mình, xem lại từng trang một để chúng được hoàn hảo nhất: kiểm tra ngữ pháp của các câu văn, dấu chấm câu, chính tả…

Diễn tập trước cuộc họp

Đây chính xác là những gì bạn nên làm: đứng trước gương ở nhà và thực hiện bài trình bày của mình. Bạn sẽ nhận ra sự thiếu sót của mình và cần chỉnh sửa lại chúng. Thực hành trước giúp bạn tự tin hơn khi cuộc họp thực sự đến vì bạn biết rõ mình nên nói những điều gì, nắm chắc nội dung của cuộc họp.

Tự tin là chìa khóa thành công

Không phải ngẫu nhiên mà “tự tin” được đề cập cuối cùng. Sự tự tin là yếu tố cuối cùng để hoàn thành kỹ năng chủ trì cuộc họp. Muốn làm chủ cuộc họp, bạn cần phải tự tin từ đầu đến cuối. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể giữ được sự tự tin đó.

Nếu bạn lộ vẻ lo lắng, lúng túng hoặc thiếu năng lượng và sự nhiệt tình khi trò chuyện, khán giả sẽ thấy điều đó ngay lập tức và nó sẽ hủy hoại cuộc họp của bạn.

Làm thế nào để tự tin? Càng kỹ lưỡng trong khâu chuẩn bị bao nhiêu thì bạn sẽ càng chủ động bấy nhiêu. Sự chủ động đó sẽ giúp bạn xử lý được mọi tình huống có thể diễn ra trong cuộc họp. Đó là chìa khóa để hoàn thiện kỹ năng chủ trì cuộc họp.

Hi vọng qua bài viết này Hà Nội Office đã giúp bạn hoàn thiện hơn các kỹ năng chủ trì cuộc họp. Một cuộc họp thành công, ngoài những kỹ năng bạn cần phải có một địa điểm tổ chức các cuộc họp thật chuyên nghiệp và hiện đại. Hãy đến với Hà Nội Office để trải nghiệm dịch vụ văn phòng cho thuê và phòng họp sang trọng với chi phí tối ưu nhất.