Phòng họp trực tuyến là gì? Cách vận hành phòng họp trực tuyến

Ngày nay, với ứng dụng của công nghệ, phòng họp trực tuyến là lựa chọn thông minh để thay thế các cuộc họp truyền thống vốn hạn chế về mặt địa lý. Họp trực tuyến giúp các doanh nghiệp giảm thiểu chi phí và thời gian tổ chức trong hội họp, mang lại hiệu quả cao trong công việc.
Cụ thể phòng họp trực tuyến là gì, những trang thiết bị và cách vận hành phòng họp trực tuyến ra sao sẽ được thông tin ngay sau đây!

1. Phòng họp trực tuyến là gì?

Hệ thống phòng họp trực tuyến là hệ thống thu hình ảnh và âm thanh một cách trực tiếp theo thời gian thực giữa các địa điểm khác nhau (cả trong nước và nước ngoài) thông qua internet. Phòng họp trực tuyến hỗ trợ người tham gia có thể nghe, nói và nhìn thấy nhau như đang ở trong cùng một phòng. Số lượng địa điểm, số lượng người, khoảng cách địa lý của hình thức họp trực tuyến gần như không có giới hạn.
 
phong-hop-truc-tuyen-la-gi
Phòng họp trực tuyến cho phép kết nối không giới hạn

2. Những ưu điểm của hệ thống phòng họp trực tuyến

  • Giảm thời gian, chi phí đi lại, sinh hoạt
  • Lưu lại toàn bộ nội dung cuộc họp ở dạng biên bản điện tử
  • Khả năng liên kết không giới hạn
  • Ứng biến kịp thời với những vấn đề phát sinh gấp
  • Nâng cao hiệu suất làm việc và giải quyết vấn đề
  • Nâng cao hình ảnh của tổ chức
  • Tận dụng được các cơ sở hạ tầng mạng khác nhau
 
phong-hop-truc-tuyen-la-gi-1
Phòng họp trực tuyến được ứng dụng phổ biến trong nhiều lĩnh vực

3. Lắp đặt phòng họp trực tuyến

Những thiết bị cần cho một phòng họp trực tuyến:
  1. Bộ thiết bị họp trực tuyến: codec (thiết bị mã hóa nhận và truyền tín hiệu âm thanh), camera, mircophone, remote (điều khiển từ xa), bộ nguồn và dây cáp đi kèm.
  2. Đường truyền mạng
  3. Màn hình hiển thị
  4. Thiết bị hỗ trợ khác: mic, loa, bảng điện tử,...
 
phong-hop-truc-tuyen-la-gi-2
Mô hình phòng họp trực tuyến

Biết được những thiết bị cần cho phòng họp trực tuyến là gì giúp bạn ước tính được chi phí đầu tư, từ đó chọn ra hình thức phòng họp trực tuyến phù hợp với quy mô công ty và tính chất công việc.

Lắp đặt phòng họp trực tuyến phù hợp với công ty của bạn

Nếu công ty nhỏ, lĩnh vực kinh doanh không đòi hỏi phải họp hội nghị, có tối đa 2 - 3 điểm cầu, bạn chỉ chỉ cần đầu tư bộ điện thoại hội nghị để âm thanh hội thảo kết hợp với sử dụng phần mềm video call miễn phí hiện nay như Skype Business.
Nếu công ty vừa và lớn, có nhiều điểm cầu cần họp, lĩnh vực kinh doanh cần thiết họp khẩn cấp, thường xuyên, hay trao đổi với khách hàng, đối tác thì nên đầu tư luôn thiết bị hội nghị truyền hình. Mặc dù giải pháp này khá tốn kém chi phí ban đầu nhưn lại tiết kiệm chi phí và thời gian đáng kể sau này.
Nếu công ty bạn đi thuê văn phòng dạng coworking space (dịch vụ chia sẻ văn phòng), nên chọn những văn phòng nào đã lắp đặt đủ các thiết bị phục vụ cho họp trực tuyến như đã nên ở trên.

Liên hệ ngay với Hà Nội Office qua hotine 085.339.4567 - 090.619.8389 để thuê văn phòng, phòng họp trực tuyến với chi phí vô cùng ưu đãi cho các doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp nhỏ và vừa.