Thuê văn phòng ảo tại Hà Nội và 5 tiêu chí vàng cần lưu ý

Thuê văn phòng ảo dần trở thành sự lựa chọn tối ưu với các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam trong những năm gần đây. Tuy nhiên, việc tìm thuê văn phòng ảo lại không hề dễ dàng do loại hình kinh doanh cho thuê văn phòng ảo còn khá mới mẻ, và cũng chưa có nhiều công ty cung cấp dịch vụ này.

Hà Nội Office xin chia sẻ 5 tiêu chí vàng khi tìm thuê văn phòng ảo tại Hà Nội để giúp bạn có thể lựa chọn một nơi làm việc thích hợp, đồng thời nâng tầm giá trị của công ty, doanh nghiệp của bạn.

5 TIÊU CHÍ CẦN LƯU Ý KHI THUÊ VĂN PHÒNG ẢO TẠI HÀ NỘI

Thuê văn phòng ảo giá rẻ tại Hà Nội mà lại chất lượng là một nhiêm vụ không hề đơn giản. Đối với các doanh nghiệp và tư nhân mới bắt đầu bước chân vào thị trường kinh doanh, trong môi trường cạnh tranh đầy cam go, khắc nghiệt này, họ buộc phải cắt giảm tối đa tất cả các chi phi để có thể thu lợi nhuận và duy trì hoạt động công ty của mình.

Vì vậy, giải pháp thuê văn phòng ảo giúp họ giảm áp lực lên nguồn ngân sách. Đặc biệt với một thành phố đang trên đà phát triển như Hà Nội, các doanh nghiệp và tư nhân có nhu cầu thuê văn phòng ảo với đầy đủ các trang thiết bị và dịch vụ văn phòng chính là một giải pháp tuyệt vời giúp các công ty tiết kiệm thời gian và chi phí.

thuê văn phòng ảo

Theo Hà Nội Office, để lựa chọn thuê một văn phòng ảo tại Hà Nội phù hợp, bạn nên cân nhắc tới chủ đầu tư, các yếu tố liên quan tới cơ sở vật chất, mạng lưới giao thông và các vấn đề khác.

1. Lựa chọn chủ đầu tư và đơn vị cung cấp uy tín

Khi thuê văn phòng ảo tại Hà Nội cần xem xét kĩ lưỡng về chủ đầu tư dự án cho thuê, người cho thuê. Vì thông qua chủ đầu tư, bạn có thể đánh giá được chất lượng, tính pháp lý trong quá trình thuê. Chủ đầu tư phải có uy tín nhất định trong ngành Bất động sản để tránh các sự kiện tranh chấp, kiện tụng giữa chủ đầu tư với người dân, cơ quan chức năng. Vì việc này sẽ đem lại hình ảnh tiêu cực cho văn phòng, công ty thuê tại dự án.

Khi đã lựa chọn được đối tác thuê, cần tìm hiểu rõ vấn đề liên quan đến người cho thuê như danh tiếng, uy tín, có dính dáng đến kiện tụng, có đang giải quyết tranh chấp với ai không. Bạn có thể xác định các thông tin trên qua các trang thông tin mạng, người quen, đồng thời cũng có thể đánh giá thông qua phản hồi từ những khách hàng trước của văn phòng cho thuê. Ngoài ra, trước khi kí hợp đồng và giao dịch, cần hỏi rõ về các dịch vụ cũng như điều khoản trong hợp đồng để tránh các trường hợp lừa đảo.

2. Nắm vững các thủ tục pháp lí liên quan đến việc thuê văn phòng ảo

Hiện nay, chưa có một khung pháp lí hoàn chỉnh nào quy định về hoạt động về văn phòng ảo vì thế sẽ xảy ra sự lúng túng trong việc cấp phép, quản lí của các Cơ quan chức năng. Để hạn chế các trường hợp xấu, bạn nên tìm hiểu kĩ các thủ tục pháp lý trước khi thuê văn phòng ảo. Cần xem xét xem nhà cung cấp có nhân viên hỗ trợ, tư vấn các thủ tục hành chính, pháp lý cần thiết cho doanh nghiệp bạn khi thuê không. Sau đó, bạn cũng cần tìm hiểu về đơn vị cung cấp gói dịch vụ cho thuê văn phòng ảo về độ tin cậy, cũng như uy tín của đơn vị đó.

Hiện nay, nhiều nhà cung cấp uy tín đã có phương án hỗ trợ kịp thời cho khách hàng để làm thủ tục thuê văn phòng ảo tại Hà Nội hợp pháp và nhanh gọn nhất giúp doanh nghiệp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí.

3. Vị trí địa lý văn phòng ảo phù hợp, thuận tiện:

Thủ đô Hà Nội là khu vực có mật độ dân số cao và là nơi tập trung nhiều cao ốc, văn phòng. Khi đi khảo sát, tìm kiếm vị trí văn phòng ảo cần thuê, bạn nên chọn vị trí trung tâm hoặc gần trung tâm như khu vực Cầu Giấy, Nguyễn Trãi, Ngã tư sở,…. Bên cạnh đó cần chú ý đến vấn đề lựa chọn vị trí có mạng lưới giao thông thuận lợi, thông thoáng, ít xảy ra ùn tắc. Bạn có thể tìm hiểu thêm để tránh thuê văn phòng nằm ở chỗ trũng hoặc trên đoạn đường trũng vì dễ bị ngập lụt, làm ảnh hưởng tới hiệu quả công việc.

Sau đó, bạn nên ưu tiên lựa chọn thuê văn phòng ảo đặt trong các tòa nhà lớn, nổi tiếng. Vì như thế không những hình ảnh doanh nghiệp được nâng cao mà hơn nữa các tòa nhà lớn thường có uy tín cao và dịch vụ văn phòng tốt. Ngoài ra, vị trí của văn phòng ảo nên tọa lạc gần các khu vực tập trung nhiều văn phòng, ngân hàng. Khi kinh doanh, điều này sẽ tạo cơ hội kết nối, mở rộng khách hàng cho doanh nghiệp của bạn. Việc thanh toán, chuyển khoản cũng dễ dàng hơn ở những nơi tập trung nhiều địa chỉ giao dịch.

4. Không gian làm việc và thiết kế văn phòng hiện đại, chuyên nghiệp:

Tiếp theo, khi thuê văn phòng ảo Hà Nội, bạn cần lưu ý đến diện tích thuê văn phòng. Nếu bạn là doanh nghiệp thì cần đặc biệt lưu ý tới diện tích sử dụng bao gồm diện tích phòng, hành lang, thang máy, nhà vệ sinh, và nên tính toán sao cho diện tích văn phòng không quá rộng cũng không quá chật so với nhu cầu sử dụng với ước tính 4m2/ người.

Khu vực tiền sảnh

Khu vực này ảnh hưởng không nhỏ đến tâm lý của nhân viên và khách hàng từ bên ngoài vào. Nếu khu vực tiền sảnh được thiết kế sang trọng, hiện đại, khách hàng sẽ có tâm trạng thoải mái hơn, tạo ấn tượng ban đầu tốt khi bước vào công ty bạn.

Chỗ để xe

Hiện nay, rất nhiều tòa nhà không có được bố trí chỗ để xe hoặc khu vực giữ xe khá xa, điều này khiến không ít khách hàng và cả nhân viên làm việc khó chịu, mất thiện cảm. Vì vậy, khi thuê văn phòng ảo tại Hà Nội, bạn cũng nên kiểm tra khu vực để xe của tòa nhà.

Hệ thống điều hòa và thang máy

Bạn cần tìm hiểu hệ thống điều hòa trong văn phòng là dạng gì. Một số nơi có hệ thống không tốt, bị xuống cấp do sử dụng lâu gây nên nhiều tiếng ồn, chảy nước khi hoạt động. Điều này rất nguy hiểm đồng thời cũng ảnh hưởng đến việc kinh doanh. Đối với thang máy tại có tòa nhà, nên có khu riêng biệt để tránh bị tắc nghẽn nếu được dùng chung với khu vực dân cư.

Hệ thống cửa sổ

Văn phòng ảo không nên quá kín gió sẽ dễ gây ngột ngạt. Đồng thời, hệ thống cửa ra vào, cửa sổ cũng phải đảm bảo không để nước mưa hoặc gió mạnh lùa vào khi có bão hay mưa lớn. Đối với nơi làm việc gần khu vực đông đúc thì kính của tòa nhà nên là kính cách âm hai lớp để đảm bảo sự yên tĩnh khi làm việc.

Nhà vệ sinh

Khi thuê văn phòng ảo Hà Nội, bạn nên xem xét hệ thống nước xả cũng như các cơ sở vật chất khác trong nhà vệ sinh có đảm bảo tiêu chuẩn, sạch sẽ hay không. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe cũng như tâm lý của nhân viên và khách hàng khi sử dụng.

5. Dịch vụ văn phòng đa dạng với mức giá hợp lí:

Với những ưu điểm nổi trội và tiện ích mà văn phòng ảo mang lại, nhiều công ty đã bắt đầu tin tưởng sử dụng dịch vụ này cho hoạt động kinh doanh của họ. Các văn phòng ảo cần đáp ứng được một trong các tiêu chí về dịch vụ văn phòng sau đây:

  • Hỗ trợ chuyển tiếp thư/bưu phẩm
  • Có bộ phận Lễ tân tiếp khách, nhân viên đại diện chuyên nghiệp để xử lý những công việc hành chính trong phạm vi cho phép khi bạn vắng mặt.
  • Được đặt bảng tên công ty trong khu vực lễ tân.
  • Được sử dụng phòng họp và phòng khách để tiếp đón khách, đối tác làm ăn.
  • Được sử dụng các thiết bị văn phòng: Máy in, fax, máy photo, máy chiếu…
  • Dịch vụ an ninh, dịch vụ vệ sinh làm việc liên tục.
  • Hỗ trợ việc sử dụng điện, nước, WIFI, internet tốc độ cao.
  • Ngoài ra, cũng cần xem xét tới các dịch vụ chuyên nghiệp khác như: Dịch vụ thành lập doanh nghiệp, dịch vụ biên – phiên dịch, dịch vụ soạn thảo văn bản, các dịch vụ khác.

Do vậy, trong hợp đồng cần ghi và thảo luận rõ về giá cả khi thuê phòng họp và các dịch vụ bảo vệ, lễ tân, thư kí,… trước để tránh trong quá trình phát sinh sử dụng bị nhà cung cấp đội giá lên. Việc thuê văn phòng ảo tại Hà Nội sẽ trở nên dễ dàng hơn khi bạn có các tiêu chí rõ ràng đối với đơn vị cung cấp.

Hơn hết, giá cả cho thuê là điều các doanh nghiệp quan tâm nhất khi tìm kiếm một văn phòng ảo tại Hà Nội. Bội chi về tiền thuê hàng tháng của bạn có thể có một tác động tiêu cực đến lợi nhuận kinh doanh của bạn và cũng có thể trở thành một tính toán sai lầm nghiêm trọng. Là một chủ doanh nghiệp, bạn cần tính toán khả năng chi trả hàng tháng để có sự lựa chọn phù hợp.

Tìm kiếm các không gian văn phòng phù hợp cho thuê là một nhiệm vụ mà bạn phải suy nghĩ rất nhiều. Tuy nhiên, Hà Nội Office hy vọng với 5 tiêu chí vàng khi thuê văn phòng ảo tại Hà Nội sẽ giúp bạn có thể tìm một không gian văn phòng sẽ phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn trong nhiều năm tới mà không bị tiêu tốn quá nhiều chi phí.