5 Điều Cần Tìm Hiểu Trước Khi Thuê Văn Phòng

5 Điều Cần Tìm Hiểu Trước Khi Thuê Văn Phòng

Tìm được một văn phòng có vị trí đẹp, không gian hiện đại và mức giá phù hợp chưa có nghĩa là doanh nghiệp đã tìm được nơi làm việc phù hợp.

Trên thực tế, một văn phòng có thể trông rất tốt khi đi xem trực tiếp nhưng lại phát sinh nhiều bất tiện sau khi doanh nghiệp bắt đầu sử dụng.

Diện tích có thể không phù hợp với cách bố trí thực tế. Vị trí có thể thuận tiện với một số nhân sự nhưng lại khó tiếp cận với khách hàng. Chi phí ban đầu có thể thấp nhưng phát sinh thêm nhiều khoản trong quá trình sử dụng.

Đặc biệt, nếu doanh nghiệp đang có kế hoạch tuyển thêm nhân sự, việc lựa chọn văn phòng chỉ dựa trên nhu cầu hiện tại có thể khiến không gian nhanh chóng trở nên chật chội.

Vì vậy, trước khi thuê văn phòng, doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ ít nhất 5 yếu tố dưới đây.

1. Diện tích thực tế có phù hợp với nhu cầu sử dụng?

Một trong những sai lầm phổ biến khi tìm văn phòng là chỉ tính diện tích dựa trên số lượng nhân sự.

Ví dụ, team có 8 người thì tìm một văn phòng vừa đủ kê 8 bàn.

Nhưng trên thực tế, văn phòng không chỉ có bàn làm việc.

Doanh nghiệp còn cần diện tích cho:

• Bàn và ghế làm việc.
• Lối đi.
• Khu vực họp.
• Khu vực tiếp khách.
• Tủ hồ sơ.
• Máy in và thiết bị văn phòng.
• Pantry hoặc khu vực sinh hoạt chung.
• Khoảng trống cần thiết giữa các khu vực.

Vì vậy, một văn phòng đủ chỗ kê bàn chưa chắc đã đủ thoải mái để làm việc lâu dài.

Nên đánh giá diện tích như thế nào?

Khi đi xem văn phòng, thay vì chỉ nhìn vào con số m², doanh nghiệp có thể thử hình dung cách bố trí thực tế.

Đặt vị trí bàn làm việc ở đâu?

Lối đi sẽ nằm ở đâu?

Nếu có một cuộc họp 6–8 người thì họp ở đâu?

Khách hàng đến sẽ ngồi ở khu vực nào?

Nếu tuyển thêm 2–3 nhân sự thì có thể bố trí thêm bàn hay không?

Những câu hỏi này giúp doanh nghiệp đánh giá khả năng sử dụng thực tế của diện tích, thay vì chỉ dựa trên con số được giới thiệu.

2. Vị trí có thuận tiện cho cả nhân viên và khách hàng?

Vị trí là một trong những yếu tố có ảnh hưởng lâu dài khi thuê văn phòng cho doanh nghiệp.

Một văn phòng có vị trí thuận tiện có thể giúp nhân viên dễ dàng di chuyển mỗi ngày, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi khi khách hàng hoặc đối tác đến làm việc.

Trước khi lựa chọn, doanh nghiệp nên xem xét:

Đối với nhân viên

• Đường đi đến văn phòng có thuận tiện không?
• Thời gian di chuyển trung bình có phù hợp không?
• Có dễ tìm đường và tiếp cận tòa nhà không?
• Khu vực gửi xe có đáp ứng nhu cầu không?

Đối với khách hàng và đối tác

• Có dễ tìm địa chỉ không?
• Có thuận tiện khi di chuyển bằng ô tô hoặc xe máy không?
• Khu vực lễ tân và tiếp khách có chuyên nghiệp không?
• Việc đón tiếp khách có thuận tiện không?

Đối với hoạt động kinh doanh

Doanh nghiệp cũng nên xem xét khu vực xung quanh có phù hợp với lĩnh vực và nhu cầu hoạt động hay không.

Một văn phòng không chỉ là nơi nhân viên đến làm việc mỗi ngày mà còn có thể là địa điểm doanh nghiệp tiếp khách, gặp đối tác và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp.

3. Không gian có phù hợp với cách team đang làm việc?

Cùng một diện tích nhưng hai doanh nghiệp có thể có nhu cầu hoàn toàn khác nhau.

Một team chủ yếu làm việc độc lập sẽ cần không gian yên tĩnh và nhiều vị trí làm việc cố định.

Trong khi đó, một team thường xuyên họp, trao đổi hoặc làm việc nhóm sẽ cần nhiều không gian tương tác hơn.

Doanh nghiệp có thể tự đánh giá theo một số câu hỏi:

Team có thường xuyên họp không?

Có nhiều cuộc gọi hoặc họp trực tuyến không?

Nhân viên chủ yếu làm việc độc lập hay theo nhóm?

Có thường xuyên tiếp khách hàng và đối tác không?

Có cần khu vực riêng để trao đổi hoặc tập trung không?

Nếu phần lớn thời gian mọi người đều làm việc tại bàn, cách bố trí sẽ khác với một team thường xuyên di chuyển, gặp khách hàng hoặc tổ chức họp.

Vì vậy, khi tìm văn phòng cho thuê, hãy bắt đầu từ cách doanh nghiệp đang vận hành thay vì chỉ bắt đầu từ diện tích.

4. Chi phí thực tế bao gồm những gì?

Đây là yếu tố doanh nghiệp đặc biệt cần làm rõ trước khi ký hợp đồng.

Nhiều người khi tìm văn phòng thường bắt đầu bằng câu hỏi:

“Giá thuê bao nhiêu/m²?”

Tuy nhiên, giá thuê chưa chắc đã phản ánh toàn bộ số tiền doanh nghiệp cần chi trả.

Tùy từng mô hình văn phòng và điều khoản hợp đồng, doanh nghiệp có thể cần xem xét thêm:

• Phí dịch vụ.
• Điện, nước.
• Internet.
• Phí quản lý.
• Phí gửi xe.
• Chi phí sử dụng phòng họp.
• Chi phí vệ sinh.
• Chi phí nội thất và trang thiết bị.
• Chi phí setup ban đầu.
• Các khoản phát sinh khác.

Do đó, trước khi đưa ra quyết định, hãy yêu cầu bên cho thuê làm rõ:

Tổng chi phí doanh nghiệp phải trả mỗi tháng là bao nhiêu?

Những khoản nào đã bao gồm trong giá thuê?

Những khoản nào tính riêng?

Các khoản phí có điều kiện hoặc giới hạn sử dụng hay không?

Việc làm rõ từ đầu giúp doanh nghiệp xây dựng ngân sách chính xác hơn và hạn chế những khoản chi phí không dự kiến.

5. Văn phòng có đủ dư địa cho 6–12 tháng tới?

Đây là yếu tố thường bị bỏ qua khi doanh nghiệp tìm thuê văn phòng.

Giả sử hiện tại team có 8 người.

Một văn phòng vừa đủ 8 chỗ ngồi có thể đáp ứng nhu cầu hôm nay.

Nhưng nếu doanh nghiệp dự kiến tuyển thêm 2–5 người trong 6 tháng tới, không gian này có thể nhanh chóng trở nên chật.

Khi đó, doanh nghiệp lại phải:

• Kê thêm bàn.
• Thay đổi cách bố trí.
• Thu hẹp lối đi.
• Tận dụng các khoảng trống.
• Hoặc tìm một văn phòng mới.

Việc chuyển văn phòng nhiều lần không chỉ tốn chi phí mà còn ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.

Vì vậy, trước khi thuê, hãy đặt một câu hỏi đơn giản:

“Nếu team tăng thêm 2–5 người, văn phòng này còn phù hợp không?”

Không nhất thiết phải thuê một văn phòng thật lớn để dự phòng cho nhiều năm.

Điều quan trọng là không gian có đủ dư địa cho giai đoạn phát triển gần nhất của doanh nghiệp.

6. Nên kiểm tra gì trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng?

Sau khi đánh giá 5 yếu tố trên, doanh nghiệp cũng nên kiểm tra kỹ các điều khoản trước khi ký.

Một số nội dung cần làm rõ gồm:

Thời hạn hợp đồng

Doanh nghiệp cần biết thời gian thuê tối thiểu, thời điểm bắt đầu tính tiền và điều kiện gia hạn.

Tiền đặt cọc và lịch thanh toán

Cần xác định rõ số tiền đặt cọc, thời điểm thanh toán và phương thức thanh toán.

Điều chỉnh giá thuê

Nếu hợp đồng dài hạn, doanh nghiệp nên tìm hiểu điều kiện và thời điểm có thể điều chỉnh giá thuê.

Điều kiện chấm dứt hợp đồng

Cần nắm rõ các trường hợp được chấm dứt hợp đồng trước hạn và nghĩa vụ của mỗi bên.

Quy định sử dụng văn phòng

Doanh nghiệp cũng nên tìm hiểu các quy định liên quan đến thời gian làm việc, sử dụng phòng họp, tiếp khách, biển hiệu, cải tạo hoặc thay đổi nội thất nếu có.

Việc đọc kỹ hợp đồng trước khi ký giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong suốt thời gian thuê.

7. Checklist 5 câu hỏi trước khi thuê văn phòng

Nếu cần đánh giá nhanh một văn phòng, doanh nghiệp có thể bắt đầu với 5 câu hỏi:

1. Diện tích có phù hợp với cách bố trí thực tế không?

2. Vị trí có thuận tiện cho nhân viên, khách hàng và đối tác không?

3. Không gian có phù hợp với cách team đang làm việc không?

4. Tổng chi phí thực tế mỗi tháng gồm những khoản nào?

5. Văn phòng có đủ khả năng đáp ứng nhu cầu trong 6–12 tháng tới không?

Nếu chưa thể trả lời rõ cả 5 câu hỏi, doanh nghiệp nên tìm hiểu thêm trước khi đưa ra quyết định.

Thuê văn phòng không chỉ là chọn một nơi để đặt bàn

Một văn phòng phù hợp cần đáp ứng nhiều hơn nhu cầu về chỗ ngồi.

Doanh nghiệp cần cân bằng giữa:

Diện tích → Vị trí → Cách bố trí → Chi phí → Tiện ích → Khả năng mở rộng.

Một văn phòng có thể không phải là phương án rộng nhất hoặc có mức giá thấp nhất, nhưng nếu phù hợp với cách doanh nghiệp vận hành và kế hoạch phát triển trong thời gian tới, đó mới là yếu tố đáng cân nhắc.

Đặc biệt với các doanh nghiệp nhỏ, startup hoặc team đang tăng trưởng, việc lựa chọn đúng không gian ngay từ đầu có thể giúp hạn chế những thay đổi không cần thiết về sau.

Hanoi Office – Đồng hành cùng doanh nghiệp tìm không gian phù hợp

Nếu doanh nghiệp đang tìm văn phòng cho thuê tại Hà Nội, Hanoi Office cung cấp các giải pháp không gian làm việc với nhiều lựa chọn về vị trí, diện tích và nhu cầu sử dụng.

Tùy vào quy mô nhân sự, ngân sách và kế hoạch phát triển, doanh nghiệp có thể lựa chọn giải pháp phù hợp thay vì phải đầu tư quá nhiều vào một mặt bằng ngay từ đầu.

Trước khi thuê, đừng chỉ hỏi:

“Văn phòng này giá bao nhiêu?”

Hãy hỏi thêm:

“Không gian này có thực sự phù hợp với cách doanh nghiệp của mình đang vận hành không?”

Bởi một quyết định thuê văn phòng tốt không chỉ giải quyết nhu cầu của hôm nay, mà còn nên tính đến những thay đổi gần nhất của doanh nghiệp.