Đừng đợi đến khi hết chỗ mới nghĩ đến chuyện chuyển văn phòng
Đừng đợi đến khi hết chỗ mới nghĩ đến chuyện chuyển văn phòng
Có một cách khá phổ biến để doanh nghiệp xác định văn phòng đã chật: “Còn bàn trống thì chưa cần chuyển.”
Nghe có vẻ hợp lý, nhưng thực tế lại không hẳn như vậy.
Một văn phòng có thể vẫn còn một vài vị trí trống nhưng đã bắt đầu trở nên chật chội trong quá trình sử dụng. Lối đi hẹp hơn, khu vực họp bị thu hẹp, tiếp khách bất tiện, tiếng ồn tăng lên và nhân viên khó tập trung hơn.
Đặc biệt với những team khoảng 8–10 người, việc đánh giá văn phòng không nên chỉ dựa trên số lượng bàn còn trống.
Điều quan trọng hơn là:
Mọi người có còn làm việc thoải mái trong không gian hiện tại không?
Văn phòng hết chỗ chưa chắc mới là lúc cần chuyển
Nếu chỉ lấy số lượng chỗ ngồi làm tiêu chí, doanh nghiệp có thể bỏ qua nhiều dấu hiệu quan trọng.
Ví dụ, một văn phòng vẫn còn đủ chỗ cho 2 người nữa. Nhưng để bố trí thêm 2 vị trí, doanh nghiệp phải:
- Kê bàn sát hơn.
- Thu hẹp lối đi.
- Bỏ khu vực họp nhanh.
- Tận dụng góc tiếp khách làm chỗ ngồi.
- Đưa tủ tài liệu hoặc thiết bị sang vị trí khác.
- Làm việc trong một không gian ngày càng ồn.
Về số lượng, văn phòng vẫn “chưa hết chỗ”.
Nhưng về trải nghiệm sử dụng, văn phòng có thể đã vượt quá mức thoải mái từ trước đó.
Đây là lý do doanh nghiệp không nên chờ đến khi chiếc bàn cuối cùng được kê vào mới bắt đầu tìm phương án mới.
Dấu hiệu 1: Đủ chỗ ngồi nhưng không còn thoải mái
Đây thường là dấu hiệu dễ nhận thấy nhất.
Ban đầu, khoảng cách giữa các bàn đủ rộng. Nhân viên có thể đứng lên, di chuyển hoặc trao đổi mà không ảnh hưởng nhiều đến người xung quanh.
Khi team tăng lên, các vị trí trống bắt đầu được tận dụng.
Một chiếc bàn được đưa vào.
Sau đó thêm một chiếc nữa.
Khoảng cách giữa các vị trí làm việc dần thu hẹp.
Nhân viên vẫn có bàn, nhưng việc di chuyển trở nên bất tiện hơn. Không gian cá nhân cũng giảm xuống.
Đây là lúc doanh nghiệp cần phân biệt giữa:
“Có chỗ ngồi” và “có đủ không gian làm việc”.
Hai khái niệm này không giống nhau.
Dấu hiệu 2: Khu vực họp bắt đầu biến mất
Một văn phòng có 8–10 người không phải lúc nào cũng chỉ cần 8–10 vị trí làm việc.
Team vẫn cần nơi để:
- Họp nhanh.
- Trao đổi nhóm.
- Thảo luận công việc.
- Onboarding nhân sự mới.
- Làm việc với các bộ phận khác.
Khi nhân sự tăng lên, những khoảng trống này thường là nơi đầu tiên bị tận dụng để kê thêm bàn.
Ban đầu có thể không thấy vấn đề.
Nhưng sau một thời gian, mỗi khi cần họp, team lại phải ngồi ngay tại bàn làm việc hoặc tìm một góc trống để trao đổi.
Nếu tình trạng này diễn ra thường xuyên, đó có thể là dấu hiệu không gian hiện tại đã bắt đầu không còn phù hợp với cách đội ngũ vận hành.
Dấu hiệu 3: Không còn không gian tiếp khách
Nếu doanh nghiệp thường xuyên làm việc với khách hàng hoặc đối tác, khu vực tiếp khách cũng cần được tính đến khi đánh giá văn phòng.
Một khoảng trống trước đây được sử dụng để đón khách có thể dần biến thành một vị trí làm việc.
Khi đó, doanh nghiệp có thể gặp những tình huống như:
Khách đến nhưng không có chỗ ngồi phù hợp.
Cuộc trao đổi phải diễn ra ngay giữa khu vực làm việc.
Nhân viên xung quanh bị ảnh hưởng bởi cuộc trò chuyện.
Văn phòng vẫn có đủ bàn cho nhân viên nhưng lại thiếu một chức năng quan trọng khác.
Điều này cho thấy diện tích văn phòng cần được đánh giá dựa trên cách doanh nghiệp sử dụng không gian, không chỉ dựa trên số lượng nhân sự.
Dấu hiệu 4: Văn phòng bắt đầu ồn hơn
Team càng đông, tần suất trao đổi thường càng cao.
Người gọi điện.
Người họp online.
Người trao đổi với đồng nghiệp.
Người cần tập trung xử lý công việc.
Nếu tất cả cùng diễn ra trong một không gian ngày càng chật, tiếng ồn có thể trở thành vấn đề rõ rệt hơn.
Đặc biệt với những công việc cần tập trung cao, việc thường xuyên bị gián đoạn có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm làm việc của nhân viên.
Khi nhân viên bắt đầu nói:
“Văn phòng dạo này ồn quá.”
“Khó tập trung hơn trước.”
“Có thể tìm chỗ nào yên tĩnh hơn để họp không?”
Đó không còn đơn thuần là vấn đề về cảm nhận.
Đó có thể là tín hiệu cho thấy cách bố trí hiện tại không còn phù hợp với quy mô team.
Dấu hiệu 5: Nhân viên bắt đầu cảm thấy bí và chật
Một trong những dấu hiệu khó đo bằng con số nhưng lại rất đáng chú ý là cảm nhận của chính những người sử dụng văn phòng mỗi ngày.
Nếu nhân viên bắt đầu nhận xét:
- “Văn phòng chật hơn trước.”
- “Đi lại hơi bất tiện.”
- “Ngồi sát nhau quá.”
- “Không có chỗ để họp.”
- “Khó tập trung khi mọi người cùng trao đổi.”
thì doanh nghiệp nên xem xét lại không gian.
Không nhất thiết phải chuyển ngay.
Nhưng ít nhất đây là thời điểm phù hợp để đánh giá lại nhu cầu diện tích và phương án văn phòng trong thời gian tới.
Dấu hiệu 6: Team vẫn đang tiếp tục tuyển dụng
Đây là lý do doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào số lượng nhân sự hiện tại.
Giả sử hiện tại team có 8 người và văn phòng vẫn còn đủ chỗ cho 2 người.
Nếu doanh nghiệp dự kiến tuyển thêm 4–5 người trong vài tháng tới, việc chờ đến khi đủ 10 người rồi mới bắt đầu tìm văn phòng có thể khiến quá trình chuyển đổi trở nên bị động.
Doanh nghiệp có thể phải:
- Tìm văn phòng trong thời gian gấp.
- Chấp nhận ít lựa chọn hơn.
- Sắp xếp nhân sự trong lúc chuyển địa điểm.
- Đối mặt với tình trạng thiếu chỗ trong thời gian chờ chuyển.
Thay vào đó, việc lên kế hoạch trước giúp doanh nghiệp có thêm thời gian đánh giá diện tích, vị trí, ngân sách và thời điểm chuyển phù hợp.
Team 8–10 người nên nhìn vào điều gì khi đánh giá văn phòng?
Với một team khoảng 8–10 người, số lượng nhân sự chỉ là điểm bắt đầu.
Doanh nghiệp nên xem xét ít nhất 5 yếu tố:
1. Số lượng người hiện tại
Có bao nhiêu nhân sự thực sự làm việc thường xuyên tại văn phòng?
Không phải tất cả nhân viên đều có tần suất sử dụng văn phòng giống nhau.
2. Tốc độ tăng trưởng nhân sự
Trong 6–12 tháng tới, team dự kiến tăng thêm bao nhiêu người?
Đây là yếu tố quan trọng để tránh việc vừa chuyển sang văn phòng mới đã phải tiếp tục tìm không gian khác.
3. Nhu cầu họp và trao đổi
Team có họp hàng ngày không?
Có thường xuyên làm việc nhóm không?
Có cần không gian riêng cho các cuộc trao đổi hay không?
4. Tần suất tiếp khách
Nếu khách hàng và đối tác thường xuyên đến văn phòng, khu vực tiếp khách cần được tính vào phương án bố trí.
5. Cách team thực sự làm việc
Một team 10 người chủ yếu làm việc cá nhân sẽ có nhu cầu khác với team 10 người thường xuyên họp, gọi điện và trao đổi trực tiếp.
Vì vậy, không nên chọn văn phòng chỉ dựa trên công thức “X người = Y m²”.
Khi nào nên bắt đầu tìm văn phòng mới?
Không có một mốc duy nhất áp dụng cho mọi doanh nghiệp.
Tuy nhiên, nếu nhiều dấu hiệu dưới đây xuất hiện cùng lúc, doanh nghiệp nên bắt đầu đánh giá phương án chuyển văn phòng:
| Dấu hiệu | Điều cần xem xét |
|---|---|
| Bàn bắt đầu kê sát nhau | Diện tích làm việc |
| Lối đi bị thu hẹp | Khả năng di chuyển |
| Không còn chỗ họp | Không gian chung |
| Không có chỗ tiếp khách | Khu vực chức năng |
| Văn phòng ngày càng ồn | Mật độ sử dụng |
| Nhân viên khó tập trung | Trải nghiệm làm việc |
| Team tiếp tục tuyển dụng | Nhu cầu trong tương lai |
| Không còn khả năng bố trí thêm | Khả năng mở rộng |
Điểm quan trọng là không cần chờ tất cả các dấu hiệu xuất hiện.
Nếu doanh nghiệp đã nhìn thấy xu hướng tăng trưởng và nhận ra không gian hiện tại sẽ sớm không còn phù hợp, việc tìm hiểu các lựa chọn mới từ sớm sẽ chủ động hơn.
Chuyển văn phòng sớm không có nghĩa là thuê thật lớn
Một số doanh nghiệp lo rằng nếu chuyển văn phòng trước khi hết chỗ thì sẽ phải thuê diện tích lớn hơn nhiều.
Thực tế, mục tiêu không phải là thuê càng lớn càng tốt.
Mục tiêu là tìm một không gian phù hợp với quy mô hiện tại và có khả năng đáp ứng kế hoạch phát triển trong thời gian tới.
Ví dụ, nếu team hiện có 8 người nhưng dự kiến tăng lên 10–12 người, doanh nghiệp có thể cân nhắc một không gian được bố trí hợp lý cho quy mô đó thay vì chỉ tìm một văn phòng vừa đủ cho 8 người.
Như vậy, doanh nghiệp không phải chuyển văn phòng chỉ sau một thời gian ngắn vì tiếp tục tăng nhân sự.
Đánh giá lại văn phòng trước khi quyết định chuyển
Trước khi đi tìm địa điểm mới, doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng một bước đơn giản: đánh giá lại không gian hiện tại.
Hãy kiểm tra:
- Có thể sắp xếp lại bàn ghế không?
- Có khu vực nào đang sử dụng chưa hiệu quả không?
- Có thể tối ưu khu vực họp không?
- Khu vực tiếp khách còn phù hợp không?
- Lối đi có đủ thuận tiện không?
- Team dự kiến tăng bao nhiêu người trong 6–12 tháng?
- Sau khi tối ưu, văn phòng còn đáp ứng được bao lâu?
Nếu sau khi bố trí lại, văn phòng vẫn có thể đáp ứng nhu cầu trong thời gian dài, doanh nghiệp chưa nhất thiết phải chuyển.
Nhưng nếu việc tối ưu chỉ giúp giải quyết thêm một hoặc hai vị trí, trong khi team vẫn đang tăng trưởng, đây có thể chỉ là giải pháp tạm thời.
Đừng đợi đến khi hết chỗ mới bắt đầu tìm
Chuyển văn phòng là một quyết định liên quan đến chi phí, nhân sự và hoạt động của doanh nghiệp.
Vì vậy, không nên để đến khi “không còn một chiếc bàn trống nào” mới bắt đầu suy nghĩ.
Thời điểm phù hợp để bắt đầu đánh giá có thể là khi:
Chỗ ngồi vẫn còn nhưng không còn thoải mái.
Khu vực họp bắt đầu biến mất.
Tiếp khách trở nên bất tiện.
Văn phòng ngày càng ồn và khó tập trung.
Team vẫn đang tiếp tục tuyển dụng.
Một văn phòng phù hợp không chỉ là nơi đủ chỗ cho bao nhiêu người, mà còn phải có đủ không gian để mọi người làm việc, trao đổi và vận hành hiệu quả.
Nếu doanh nghiệp đang nhận thấy những dấu hiệu trên, đây có thể là thời điểm phù hợp để bắt đầu khảo sát các phương án thuê văn phòng mới và so sánh với nhu cầu thực tế.
Tại Hanoi Office, doanh nghiệp có thể tìm hiểu các lựa chọn văn phòng theo quy mô team, nhu cầu sử dụng và kế hoạch phát triển, thay vì chờ đến khi văn phòng thực sự quá tải mới bắt đầu tìm kiếm.
Đừng đợi đến khi hết chỗ mới nghĩ đến chuyện chuyển văn phòng. Hãy bắt đầu tính toán khi bạn nhận ra không gian hiện tại sắp không còn phù hợp.
