Nắm giữ bí quyết điều hành doanh nghiệp làm việc từ xa hiệu quả

Trong tình hình COVID – 19 đang diễn biến vô cùng phức tạp như hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã tổ chức cho nhân viên làm việc từ xa để đảm bảo an toàn cho bản thân cũng như những người xung quanh. Tuy nhiên, làm thế nào để quản lý nhân viên khi làm việc từ xa hiệu quả lại là bài toán đau đầu với các chủ doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu bí quyết điều hành doanh nghiệp làm việc từ xa hiệu quả ở bài viết sau đây nhé!

Trước tiên, bạn cần xác định chính xác số lượng nhân viên sẽ làm việc từ xa, là một team hay là cả doanh nghiệp?

Với một team hay một nhóm, thông thường sẽ chỉ có 5 – 10 nhân viên, việc quản lý sẽ dễ dàng hơn nhiều. Trong trường hợp này, bạn có thể quản lý đội nhóm của mình qua các công cụ họp online, các group chat, group giao việc,…

Xem ngay: Bùng nổ mô hình cho thuê văn phòng Coworking Space mùa dịch thông minh, hiệu quả, tiết kiệm

Nhưng nếu là với cả một doanh nghiệp lại là chuyện khác. Nếu là toàn bộ doanh nghiệp, bạn sẽ phải phân chia quản lý theo từng phòng ban như phòng Marketing, phòng Kế toán, phòng Hành chính nhân sự, phòng Kinh doanh…. Tuy nhiên, việc quản lý riêng lẻ sẽ rất khó kiểm soát và tốn nhiều công sức, đôi khi khiến bạn quên và bỏ lỡ mất các công việc cần giao. Chính vì vậy, để quản lý doanh nghiệp hiệu quả hơn trong mùa dịch, bạn có thể tham khảo các gợi ý sau đây.

Kinh nghiệm điều hành doanh nghiệp làm việc từ xa hiệu quả

Để điều hành một doanh nghiệp làm việc “work from home”, bạn sẽ cần lưu ý và chuẩn bị kỹ càng ba yếu tố:

• Công cụ
• Quy định
• Quy trình

1. Công cụ

Để quản lý cùng lúc nhiều nhân sự, việc quản lý thủ công là hoàn toàn bất khả thi. Vì vậy, một công cụ quản lý doanh nghiệp online sẽ là giải pháp tối ưu nhất. Ngày nay có rất nhiều công cụ hoàn toàn miễn phí doanh nghiệp có thể sử dụng như Google Hangouts, Zalo,…

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng những phần mềm trả phí nếu muốn sử dụng nhiều chức năng hơn như base, acabiz,…

Việc kiểm soát qua các công cụ sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt được những công việc nhân viên đã thực hiện trong một ngày, những công việc nào đang chậm trễ cần tiến hành gấp, các vấn đề và khúc mắc phát sinh trong quá trình giải quyết công việc,…

2. Quy định

Khi làm việc từ xa, quy định chắc chắn là yếu tố không thể thiếu. Nếu làm việc tại công ty có sự kiểm soát từ cấp trên thì khi làm việc tại nhà, nhân viên sẽ hoàn toàn tự do và thoải mái về mặt thời gian và cũng không bị áp lực từ cấp trên. Vì vậy, để tránh tình trạng lơ là công việc, bạn cần phải đưa ra một số quy định bắt buộc phải tuân thủ cho tất cả nhân viên khi làm việc từ xa như:

• Phải tuân thủ quy trình làm việc, không được bỏ sót bất cứ công việc nào
• Không giao việc và báo cáo công việc qua chat hay email sẽ dễ bị loãng và bỏ qua, khó kiểm soát
• Mô tả công việc rõ ràng, chi tiết 
• Bắt buộc phải tuân thủ deadline
• Tất cả nhân viên có nhiệm vụ cập nhật tình trạng công việc hằng ngày

Bên cạnh những quy định trên, doanh nghiệp nên đính kèm theo hình thức phạt nếu làm sai lệch các quy định bắt buộc và một phần thưởng cho người có thành tích tốt nhất nhằm tạo thành một động lực ngầm giúp nhân viên luôn nỗ lực, cố gắng hơn nữa.

3. Quy trình

Đừng bỏ lỡ: Hanoi Office cho thuê văn phòng full tiện ích – Miễn phí tiện ích

Để hiệu suất làm việc luôn được duy trì, doanh nghiệp nên xây dựng một quy trình làm việc online cho từng phòng ban. Chẳng hạn như với phòng kinh doanh, trong một buổi họp online sẽ cần thực hiện những việc như:

• Thời gian họp: 9h30 – 10h
• Nội dung: Tổng hợp số khách hàng mới có ngày/ tuần hôm trước, chia sẻ và đưa ra phương án giải quyết các khó khăn đang gặp phải
• Kết thúc buổi họp: Tổng hợp nội dung qua biên bản cuộc họp

Quy trình làm việc online không có nghĩa là bắt buộc phải làm theo y hệt như vậy nhiều lần, tùy theo trạng thái công việc mà người điều hành nhóm sẽ điều chỉnh sao cho hợp lý. Tuy nhiên, quy trình này sẽ là một cơ sở giúp người điều hành kiểm soát công việc chính xác, không bị bỏ sót các công việc trong một ngày, đồng thời dễ dàng nhận ra những lỗ hổng trong quá trình làm việc để sửa đổi.

Trước tình hình dịch bệnh Covid 19 diễn biến phức tạp như hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã chuyển đổi từ hình thức làm việc truyền thống sang làm việc online. Dĩ nhiên, việc quản lý hàng chục, hàng trăm nhân viên không hề dễ, đặc biệt là khi không có sự ràng buộc về thời gian, không bị kiểm soát trực tiếp từ cấp trên. Tuy nhiên, trong tương lai, rất có thể làm việc từ xa sẽ trở thành xu thế trong thời đại số. Vì vậy, nắm giữ những bí quyết trên đây, chắc chắn sẽ là chìa khóa giúp bạn điều hành doanh nghiệp hiệu quả và ổn định.