TỪ 5 LÊN 8 NGƯỜI: VẤN ĐỀ KHÔNG CHỈ LÀ THÊM 3 CÁI BÀN

Từ 5 lên 8 người: Vấn đề không chỉ là thêm 3 cái bàn

Từ 5 lên 8 nhân sự, trên giấy tờ có thể chỉ là thêm 3 người vào đội ngũ. Nhưng trong thực tế, đây có thể là thời điểm doanh nghiệp cần nhìn lại cách sử dụng toàn bộ không gian văn phòng.

Khi số lượng nhân sự tăng, bài toán không đơn giản là có đủ bàn làm việc hay không. Khoảng cách giữa các vị trí, lối đi, khu vực họp, không gian tiếp khách và những khu vực dùng chung đều bắt đầu có sự thay đổi.

Đặc biệt với các doanh nghiệp nhỏ và startup, việc cố gắng tận dụng văn phòng hiện tại bằng cách kê thêm bàn đôi khi chỉ giải quyết được nhu cầu trước mắt, nhưng lại tạo ra sự bất tiện trong quá trình làm việc về lâu dài.

Từ 5 lên 8 người, văn phòng thay đổi như thế nào?

1. Chỗ ngồi không chỉ cần đủ mà còn phải thoải mái

Với một team 5 người, văn phòng có thể vẫn còn khoảng trống giữa các bàn hoặc một số khu vực chưa được sử dụng hết công suất.

Khi tăng lên 8 người, doanh nghiệp có thể cần bổ sung thêm 3 vị trí làm việc. Nếu diện tích không thay đổi, những chiếc bàn mới thường sẽ phải tận dụng các khoảng trống còn lại.

Điều này dẫn đến một câu hỏi quan trọng hơn:

Không phải “văn phòng có đủ 8 chỗ ngồi không?”, mà là “8 người có thể làm việc thoải mái trong không gian đó không?”

Khoảng cách giữa các bàn, vị trí ghế ngồi, khả năng di chuyển và mức độ riêng tư đều có thể ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm làm việc của nhân sự.

2. Lối đi bắt đầu bị thu hẹp

Mỗi chiếc bàn được bổ sung đều chiếm một phần diện tích nhất định.

Nếu trước đây khoảng trống giữa các khu vực được sử dụng làm lối đi, việc kê thêm bàn có thể khiến không gian di chuyển bị thu hẹp.

Những hoạt động tưởng như rất đơn giản như đi lấy tài liệu, di chuyển giữa các vị trí, trao đổi nhanh với đồng nghiệp hay tiếp cận khu vực dùng chung cũng có thể trở nên bất tiện.

Vì vậy, khi bố trí văn phòng cho team 8 người, doanh nghiệp không nên chỉ tính diện tích dành cho bàn ghế mà cần tính cả diện tích giao thông bên trong văn phòng.

3. Không gian họp bắt đầu trở thành một vấn đề

Khi chỉ có 5 người, một góc nhỏ trong văn phòng đôi khi đã đủ cho những cuộc trao đổi nội bộ.

Nhưng khi đội ngũ tăng lên 8 người, nhu cầu họp và trao đổi nhóm cũng có thể tăng theo.

Nếu văn phòng không có khu vực họp phù hợp, bàn làm việc có thể trở thành nơi họp bất đắc dĩ. Khi đó, một cuộc họp của vài người có thể ảnh hưởng đến những nhân sự khác đang cần tập trung làm việc.

Một văn phòng phù hợp cho doanh nghiệp đang tăng trưởng vì thế nên cân nhắc ít nhất một khu vực có thể phục vụ các hoạt động như:

• Họp nội bộ.
• Trao đổi nhóm.
• Đào tạo nhân sự.
• Gọi video hoặc họp trực tuyến.
• Làm việc với khách hàng, đối tác.

4. Khu vực tiếp khách cần được tính lại

Team tăng từ 5 lên 8 người cũng có thể đồng nghĩa với việc hoạt động kinh doanh đang mở rộng.

Doanh nghiệp có thể bắt đầu gặp nhiều khách hàng hơn, làm việc với đối tác thường xuyên hơn hoặc tuyển dụng thêm nhân sự.

Nếu toàn bộ văn phòng chỉ tập trung vào bàn làm việc, khách hàng có thể phải ngồi ngay giữa khu vực làm việc của nhân viên.

Điều này không chỉ ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách mà còn khiến hoạt động của những người đang làm việc xung quanh bị gián đoạn.

Một không gian văn phòng chuyên nghiệp nên có sự phân chia tương đối giữa khu vực làm việc và khu vực tiếp khách, ngay cả khi diện tích không quá lớn.

5. Không gian chung không phải là diện tích thừa

Một trong những sai lầm thường gặp khi doanh nghiệp tăng nhân sự là cố gắng tận dụng từng mét vuông để đặt thêm bàn.

Tuy nhiên, văn phòng không chỉ phục vụ mục đích ngồi làm việc.

Khu vực trao đổi nhanh, pantry, khu vực nghỉ ngắn, khoảng trống giữa các bàn hoặc khu vực tiếp khách đều đóng vai trò nhất định trong trải nghiệm sử dụng văn phòng.

Nếu toàn bộ diện tích đều được ưu tiên cho bàn làm việc, doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu “đủ chỗ ngồi” nhưng văn phòng vẫn tạo cảm giác chật chội.

Team 8 người cần văn phòng bao nhiêu m²?

Không có một con số diện tích cố định phù hợp với mọi team 8 người.

Diện tích văn phòng cần phụ thuộc vào nhiều yếu tố như:

• Số lượng nhân sự.
• Cách bố trí bàn làm việc.
• Có cần phòng họp riêng hay không.
• Tần suất tiếp khách.
• Có khu vực pantry hay không.
• Mức độ sử dụng không gian chung.
• Mô hình làm việc của doanh nghiệp.

Do đó, thay vì chỉ tính theo công thức “8 người = X m²”, doanh nghiệp nên bắt đầu từ nhu cầu sử dụng thực tế.

Ví dụ, một team 8 người chủ yếu làm việc cố định tại văn phòng sẽ có nhu cầu khác với team 8 người thường xuyên đi gặp khách hàng hoặc có nhiều nhân sự làm việc linh hoạt.

Khi nào team 5–8 người nên cân nhắc chuyển văn phòng?

Không phải cứ tăng thêm nhân sự là doanh nghiệp cần chuyển văn phòng.

Nếu không gian hiện tại vẫn đáp ứng tốt nhu cầu làm việc, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tiếp tục sử dụng và điều chỉnh cách bố trí.

Tuy nhiên, nên bắt đầu đánh giá lại khi xuất hiện những dấu hiệu như:

1. Không còn vị trí trống để bổ sung nhân sự mới.

2. Khoảng cách giữa các bàn ngày càng thu hẹp.

3. Lối đi bị cản trở hoặc khó di chuyển.

4. Không có khu vực phù hợp để họp nhóm.

5. Tiếp khách phải thực hiện ngay tại khu vực làm việc.

6. Nhân sự bắt đầu cảm thấy không gian bí hoặc chật.

7. Doanh nghiệp dự kiến tiếp tục tuyển thêm người trong vài tháng tới.

Điểm cuối cùng đặc biệt đáng lưu ý.

Nếu doanh nghiệp đang từ 5 người và dự kiến tăng lên 8–10 người trong thời gian ngắn, việc lựa chọn văn phòng chỉ dựa trên nhu cầu hiện tại có thể khiến doanh nghiệp phải thay đổi không gian thêm một lần nữa sau vài tháng.

Đừng chỉ tính số người, hãy tính tốc độ tăng trưởng

Khi tìm văn phòng cho doanh nghiệp nhỏ, số lượng nhân sự hiện tại chỉ là một trong những yếu tố cần xem xét.

Một lựa chọn phù hợp hơn nên tính đến cả kế hoạch phát triển trong những tháng tiếp theo.

Thay vì đặt câu hỏi:

“Hiện tại team có bao nhiêu người?”

Doanh nghiệp có thể đặt thêm những câu hỏi:

• 3–6 tháng tới team dự kiến có bao nhiêu người?
• Có tuyển thêm bộ phận mới không?
• Có thường xuyên tổ chức họp không?
• Tần suất tiếp khách như thế nào?
• Có cần không gian riêng cho quản lý hoặc bộ phận đặc thù không?
• Có cần khu vực dùng chung cho nhân viên không?

Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng vừa chuyển vào một văn phòng mới đã phải tiếp tục tìm kiếm không gian lớn hơn.

Từ 5 lên 8 người là bài toán về cách sử dụng không gian

Tăng từ 5 lên 8 nhân sự không chỉ là câu chuyện thêm 3 chiếc bàn.

Đó là thời điểm doanh nghiệp cần nhìn lại toàn bộ cách sử dụng văn phòng:

Chỗ ngồi → Lối đi → Khu vực họp → Tiếp khách → Không gian chung → Khả năng mở rộng

Một văn phòng tốt không nhất thiết phải thật lớn. Quan trọng là diện tích được bố trí phù hợp với cách doanh nghiệp đang vận hành và có đủ khả năng đáp ứng sự phát triển trong thời gian tới.

Nếu team đang tăng trưởng, hãy bắt đầu tính toán không gian dựa trên nhu cầu sử dụng thực tế và kế hoạch nhân sự trong vài tháng tới, thay vì chỉ nhìn vào số người hiện tại.

Hanoi Office – Giải pháp văn phòng cho doanh nghiệp đang phát triển

Với các doanh nghiệp đang trong giai đoạn mở rộng đội ngũ, văn phòng trọn gói có thể là một phương án giúp giảm áp lực về thời gian và chi phí đầu tư ban đầu.

Thay vì phải tự tìm mặt bằng, thiết kế, mua sắm nội thất và vận hành toàn bộ văn phòng, doanh nghiệp có thể lựa chọn không gian đã được trang bị sẵn và tập trung hơn vào hoạt động kinh doanh.

Hanoi Office cung cấp các giải pháp văn phòng dành cho doanh nghiệp với nhiều nhu cầu sử dụng khác nhau, phù hợp cho các team đang mở rộng quy mô.

Nếu team của bạn đang từ 5 lên 8 người, đây có thể là thời điểm phù hợp để đánh giá lại không gian hiện tại và lên kế hoạch cho giai đoạn tăng trưởng tiếp theo.

Bạn đang gặp vấn đề nào khi team tăng nhân sự: thiếu chỗ ngồi, chật lối đi hay không có không gian họp?