Văn phòng còn chỗ trống nhưng đừng vội kê thêm bàn

Team tăng thêm người. Văn phòng vẫn còn một khoảng trống.

Phản xạ đầu tiên của nhiều doanh nghiệp thường là: “Kê thêm bàn vào đây là được.”

Thoạt nhìn, đây là cách đơn giản nhất để giải quyết bài toán nhân sự tăng lên mà chưa cần tìm văn phòng mới. Tuy nhiên, nếu cứ thấy chỗ trống là tận dụng để kê bàn, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng đủ chỗ ngồi nhưng lại thiếu không gian để làm việc.

Một văn phòng hiệu quả không chỉ được đánh giá bằng việc có thể đặt bao nhiêu chiếc bàn. Quan trọng hơn là cách diện tích được phân bổ cho làm việc, di chuyển, họp, tiếp khách, lưu trữ và trao đổi nội bộ.

Có chỗ trống không có nghĩa là có thể kê thêm bàn

Khi nhìn vào một mặt bằng văn phòng, có thể bạn sẽ thấy một vài khoảng trống chưa được sử dụng.

Nhưng không phải toàn bộ diện tích trống đều là diện tích có thể biến thành chỗ ngồi.

Một khoảng không giữa các dãy bàn có thể đang đảm nhiệm vai trò lối đi. Một góc gần cửa ra vào có thể phù hợp để tiếp khách. Một khu vực khác có thể cần được giữ lại cho họp nhanh hoặc trao đổi nội bộ.

Nếu tất cả những khoảng trống này đều được chuyển thành vị trí làm việc, văn phòng có thể nhanh chóng trở nên chật chội.

Vì vậy, thay vì chỉ hỏi:

“Còn bao nhiêu chỗ để kê bàn?”

Doanh nghiệp nên hỏi:

“Còn bao nhiêu không gian có thể sử dụng mà không ảnh hưởng đến cách văn phòng vận hành?”

Kê thêm bàn có thể khiến lối đi trở nên chật hơn

Một chiếc bàn riêng lẻ có thể không tạo ra khác biệt quá lớn.

Nhưng khi team tăng thêm vài người và mỗi người cần một vị trí làm việc, doanh nghiệp thường sẽ phải bổ sung nhiều bàn cùng lúc.

Nếu bố trí vào những khoảng trống còn lại, khoảng cách giữa các bàn có thể bị thu hẹp.

Lối đi nhỏ hơn khiến nhân viên di chuyển khó khăn, lấy tài liệu bất tiện và cảm giác chật chội xuất hiện rõ hơn trong quá trình làm việc hàng ngày.

Đây là lý do khi bố trí văn phòng, doanh nghiệp không nên chỉ tính diện tích dành cho bàn ghế mà cần tính cả khoảng không phục vụ việc di chuyển.

Một văn phòng có nhiều bàn chưa chắc đã là một văn phòng sử dụng diện tích hiệu quả.

Khi khu vực họp dần biến thành chỗ ngồi

Một tình huống khá phổ biến là văn phòng ban đầu có một khoảng trống để họp nhanh.

Team có thể đứng hoặc ngồi trao đổi tại đây trong những cuộc họp ngắn.

Nhưng khi nhân sự tăng lên, khoảng trống đó bắt đầu được nhìn như một vị trí có thể tận dụng.

Một chiếc bàn được đưa vào.

Rồi thêm một chiếc nữa.

Cuối cùng, khu vực từng được sử dụng để họp lại trở thành một phần của khu làm việc.

Đến lúc cần trao đổi, team phải ngồi ngay tại bàn làm việc hoặc tìm một góc trống khác.

Điều này tưởng như không nghiêm trọng, nhưng nếu xảy ra thường xuyên, việc trao đổi nhóm sẽ trở nên kém thuận tiện và dễ ảnh hưởng đến những người đang tập trung làm việc.

Không gian tiếp khách cũng có thể biến mất

Một văn phòng doanh nghiệp không chỉ phục vụ nhân viên.

Nếu công việc thường xuyên có khách hàng, đối tác hoặc ứng viên đến trao đổi, khu vực tiếp khách cũng là một phần cần được tính đến khi bố trí không gian.

Nếu một khoảng trống từng được sử dụng để đón khách nhưng sau đó được tận dụng làm chỗ ngồi, doanh nghiệp có thể gặp tình huống:

Khách đến nhưng không có khu vực ngồi phù hợp.
Nhân viên phải tạm thời sắp xếp lại bàn làm việc.
Cuộc trao đổi diễn ra ngay giữa khu vực làm việc chung.
Những nhân viên xung quanh dễ bị ảnh hưởng bởi tiếng nói chuyện.

Khi đó, vấn đề không còn đơn giản là “văn phòng có đủ chỗ hay không”, mà đã liên quan đến trải nghiệm làm việc và hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Đủ chỗ ngồi nhưng vẫn thiếu không gian làm việc

Đây mới là vấn đề mà doanh nghiệp cần quan tâm.

Giả sử một văn phòng ban đầu có đủ không gian cho 8 người. Khi team tăng lên 10 người, doanh nghiệp có thể tìm cách kê thêm hai bàn.

Về mặt số lượng, bài toán đã được giải quyết.

Nhưng thực tế có thể xuất hiện nhiều vấn đề khác:

Lối đi bị thu hẹp.
Khoảng cách giữa các vị trí làm việc giảm.
Không còn khu vực họp nhanh.
Không có chỗ phù hợp để tiếp khách.
Không gian lưu trữ bị tận dụng cho bàn ghế.
Tiếng nói chuyện ảnh hưởng đến khả năng tập trung.
Nhân viên cảm thấy văn phòng bí và chật hơn.

Như vậy, team có đủ chỗ ngồi nhưng chưa chắc có đủ không gian làm việc.

Đây là sự khác biệt mà doanh nghiệp nên nhìn thấy trước khi quyết định kê thêm bàn.

Một văn phòng cần bao nhiêu không gian ngoài khu vực bàn làm việc?

Không có một con số cố định áp dụng cho mọi doanh nghiệp.

Nhu cầu diện tích phụ thuộc vào cách đội ngũ vận hành, số lượng nhân sự, tần suất họp, mức độ tiếp khách, nhu cầu lưu trữ và đặc thù công việc.

Tuy nhiên, khi đánh giá một văn phòng cho doanh nghiệp, có thể chia không gian thành một số nhóm cơ bản:

Khu vực làm việc

Đây là nơi nhân viên sử dụng phần lớn thời gian trong ngày.

Cần đảm bảo mỗi người có vị trí làm việc phù hợp và khoảng không đủ để di chuyển, sử dụng thiết bị và trao đổi khi cần.

Lối đi

Lối đi thường dễ bị xem là diện tích “không tạo ra giá trị”.

Thực tế, đây là phần không gian cần thiết để văn phòng vận hành thuận tiện.

Nếu lối đi quá hẹp, toàn bộ trải nghiệm sử dụng văn phòng có thể bị ảnh hưởng.

Khu vực họp và trao đổi

Không phải cuộc trao đổi nào cũng cần một phòng họp lớn.

Một khoảng không phù hợp cho những cuộc họp nhanh, trao đổi nhóm hoặc xử lý công việc chung cũng rất hữu ích.

Khu vực tiếp khách

Nếu doanh nghiệp thường xuyên gặp khách hàng hoặc đối tác, khu vực tiếp khách nên được tính ngay từ đầu thay vì tận dụng một khoảng trống bất kỳ khi có người đến.

Lưu trữ và các khu vực phụ trợ

Tài liệu, thiết bị, đồ dùng văn phòng và các nhu cầu phụ trợ cũng cần có vị trí phù hợp.

Nếu toàn bộ diện tích đều được dùng để đặt bàn, doanh nghiệp có thể phải hy sinh những không gian cần thiết khác.

Khi nào nên bố trí lại văn phòng thay vì thuê thêm diện tích?

Không phải cứ team tăng người là phải chuyển sang văn phòng lớn hơn.

Trong nhiều trường hợp, vấn đề có thể được giải quyết bằng cách tổ chức lại mặt bằng hiện tại.

Doanh nghiệp có thể xem xét bố trí lại nếu:

Một số khu vực đang sử dụng chưa hiệu quả.
Bàn ghế được đặt chưa hợp lý.
Có nhiều diện tích bị bỏ trống nhưng chưa có mục đích rõ ràng.
Khu vực họp hoặc tiếp khách đang sử dụng không thường xuyên.
Lối đi vẫn còn đủ khả năng điều chỉnh.
Số lượng nhân sự tăng nhưng chưa quá nhiều.

Trước khi tìm văn phòng mới, việc kiểm tra lại cách sử dụng mặt bằng hiện tại có thể giúp doanh nghiệp tận dụng tốt hơn diện tích đang có.

Khi nào kê thêm bàn không còn là giải pháp?

Ngược lại, nếu doanh nghiệp đã tối ưu cách bố trí nhưng vẫn xuất hiện nhiều dấu hiệu dưới đây, việc kê thêm bàn có thể không còn phù hợp:

Lối đi bắt đầu chật: Nhân viên khó di chuyển giữa các khu vực.

Khu vực họp biến mất: Mọi cuộc trao đổi đều phải diễn ra ngay tại bàn làm việc.

Không còn chỗ tiếp khách: Khách hàng hoặc đối tác phải ngồi ngay trong khu vực làm việc chung.

Không gian quá ồn: Số lượng người tăng khiến việc tập trung trở nên khó khăn hơn.

Bàn ghế chiếm gần như toàn bộ mặt bằng: Không còn khoảng không cần thiết cho các hoạt động khác.

Team tiếp tục tăng: Nếu doanh nghiệp dự kiến tuyển thêm người trong thời gian tới, việc kê thêm bàn có thể chỉ là giải pháp tạm thời.

Khi nhiều dấu hiệu xuất hiện cùng lúc, doanh nghiệp nên bắt đầu tính toán lại nhu cầu diện tích văn phòng thay vì tiếp tục tận dụng từng khoảng trống còn lại.

Đừng chỉ tính số người, hãy tính cách team làm việc

Một trong những sai lầm khi tìm hoặc bố trí văn phòng là chỉ lấy số lượng nhân sự làm cơ sở.

Ví dụ, hai team cùng có 10 người nhưng nhu cầu không gian có thể hoàn toàn khác nhau.

Một team chủ yếu làm việc cá nhân, ít họp và hiếm khi tiếp khách có thể cần cách bố trí khác.

Trong khi đó, team thường xuyên họp, trao đổi nhóm, tiếp khách hoặc sử dụng nhiều thiết bị sẽ cần thêm không gian cho những hoạt động này.

Vì vậy, câu hỏi “10 người cần bao nhiêu mét vuông?” chỉ là điểm bắt đầu.

Câu hỏi quan trọng hơn là:

“10 người sẽ sử dụng văn phòng như thế nào?”

Khoảng trống không phải lúc nào cũng là diện tích thừa

Đây là nguyên tắc quan trọng khi bố trí văn phòng.

Một phần diện tích không đặt bàn không có nghĩa là diện tích đó đang bị lãng phí.

Khoảng trống có thể đang phục vụ cho:

Lối đi.
Họp và trao đổi.
Tiếp khách.
Lưu trữ.
Khoảng nghỉ.
Tạo sự thông thoáng.
Tạo khoảng cách giữa các khu vực chức năng.

Một văn phòng được sử dụng hiệu quả không phải là văn phòng tận dụng từng mét vuông để kê thêm bàn.

Đó là văn phòng mà mỗi mét vuông được sử dụng đúng mục đích.

Trước khi kê thêm bàn, hãy thử trả lời 6 câu hỏi

Nếu team đang tăng người và văn phòng vẫn còn một vài khoảng trống, hãy kiểm tra:

Khoảng trống này thực sự có thể đặt bàn không?
Sau khi kê bàn, lối đi còn đủ thuận tiện không?
Team còn chỗ để họp hoặc trao đổi không?
Doanh nghiệp còn khu vực phù hợp để tiếp khách không?
Môi trường làm việc có trở nên ồn hoặc bí hơn không?
Trong 6–12 tháng tới, team có tiếp tục tăng nhân sự không?

Nếu câu trả lời cho nhiều câu hỏi là “không”, có lẽ vấn đề không còn nằm ở việc thiếu một vài chiếc bàn.

Doanh nghiệp đang cần một không gian làm việc được tổ chức lại hoặc một diện tích phù hợp hơn.

Từ “còn chỗ” đến “đủ không gian” là hai chuyện khác nhau

Một văn phòng có thể vẫn còn một góc trống nhưng đã đạt giới hạn về khả năng vận hành.

Ngược lại, một văn phòng có thể không tận dụng toàn bộ diện tích để kê bàn nhưng vẫn mang lại trải nghiệm làm việc tốt hơn.

Vì vậy, trước khi mua thêm bàn ghế hoặc tìm cách nhồi thêm vị trí làm việc, hãy nhìn lại toàn bộ không gian:

Team đang thiếu chỗ ngồi hay đang thiếu không gian làm việc?

Nếu chỉ thiếu một vài vị trí và mặt bằng vẫn còn khả năng điều chỉnh, hãy tối ưu lại cách bố trí.

Nếu văn phòng đã bắt đầu mất lối đi, mất khu vực họp, mất không gian tiếp khách và tiếp tục phải “chen” thêm bàn, đó có thể là lúc doanh nghiệp nên cân nhắc một phương án văn phòng phù hợp hơn.

Tại Hanoi Office, doanh nghiệp có thể tìm hiểu các giải pháp văn phòng theo quy mô và nhu cầu sử dụng thực tế, thay vì chỉ lựa chọn diện tích dựa trên số lượng bàn cần đặt.

Không cần tận dụng từng mét vuông bằng mọi giá. Quan trọng là không gian đó phải phục vụ tốt cho cách doanh nghiệp làm việc.

Văn phòng còn chỗ trống nhưng đừng vội kê thêm bàn