Nhân viên bắt đầu phàn nàn: “Văn phòng dạo này bí, ồn, khó tập trung quá!”
Nhân viên bắt đầu phàn nàn: “Văn phòng dạo này bí, ồn, khó tập trung quá!”
“Dạo này văn phòng bí quá.”
“Hôm nay văn phòng ồn thật.”
“Em khó tập trung khi mọi người nói chuyện.”
Nếu những câu nói này bắt đầu xuất hiện thường xuyên trong team, doanh nghiệp có thể đang gặp một vấn đề không chỉ liên quan đến cảm nhận của nhân viên.
Khi số lượng nhân sự tăng lên hoặc cách thức làm việc thay đổi, cùng một diện tích văn phòng có thể không còn mang lại trải nghiệm như trước.
Nhân viên ngồi gần nhau hơn. Tiếng trao đổi nhiều hơn. Các cuộc gọi, họp nhanh và hoạt động tiếp khách diễn ra thường xuyên hơn.
Văn phòng vẫn có thể “đủ chỗ”, nhưng lại bắt đầu trở nên bí, ồn và khó tập trung.
Vì sao văn phòng càng đông người càng dễ bí và ồn?
Khi team còn nhỏ, một diện tích văn phòng nhất định có thể đáp ứng khá thoải mái.
Ví dụ, với 5 người, giữa các bàn vẫn còn khoảng trống. Một cuộc trao đổi ngắn có thể diễn ra ngay tại bàn mà không ảnh hưởng quá nhiều đến những người xung quanh.
Nhưng khi team tăng lên 8, 10 hoặc nhiều người hơn, mật độ sử dụng không gian cũng thay đổi.
Mỗi nhân sự mới đồng nghĩa với thêm:
- Một vị trí làm việc.
- Một chiếc bàn và ghế.
- Thiết bị làm việc.
- Hoạt động trao đổi.
- Cuộc gọi hoặc họp trực tuyến.
- Nhu cầu di chuyển và sử dụng không gian chung.
Nếu diện tích không thay đổi, tất cả những hoạt động này sẽ diễn ra trong cùng một không gian.
Đó là lúc những vấn đề trước đây chưa rõ ràng bắt đầu xuất hiện.
1. Bố trí chỗ ngồi có thể là nguyên nhân khiến văn phòng trở nên chật
Một trong những nguyên nhân đầu tiên cần kiểm tra là cách bố trí bàn làm việc.
Không phải cứ có đủ số lượng bàn là văn phòng đã được bố trí hợp lý.
Khi bàn làm việc đặt quá sát nhau, khoảng cách giữa các vị trí bị thu hẹp. Lối đi cũng có thể trở nên nhỏ hơn.
Nhân viên phải thường xuyên di chuyển qua lại giữa các bàn, trong khi những vị trí gần cửa ra vào hoặc khu vực chung có thể liên tục bị tác động bởi người đi lại.
Khi đó, cảm giác chật chội có thể xuất hiện ngay cả khi diện tích văn phòng trên giấy tờ vẫn đáp ứng đủ số người.
Doanh nghiệp nên kiểm tra:
- Khoảng cách giữa các bàn.
- Lối đi chính và lối đi phụ.
- Vị trí cửa ra vào.
- Vị trí máy in, tủ tài liệu hoặc thiết bị dùng chung.
- Những khu vực thường xuyên có người di chuyển.
- Khả năng tiếp cận các khu vực chung.
Đôi khi chỉ cần tổ chức lại mặt bằng đã có thể cải thiện đáng kể trải nghiệm sử dụng.
2. Tiếng ồn tăng lên khi hoạt động trong văn phòng nhiều hơn
Một văn phòng có thể trở nên ồn không phải vì mọi người nói chuyện quá nhiều, mà vì có quá nhiều hoạt động diễn ra cùng lúc trong một không gian.
Một ngày làm việc có thể bao gồm:
- Nhân viên trao đổi công việc.
- Điện thoại khách hàng.
- Họp trực tuyến.
- Trao đổi giữa các bộ phận.
- Nhân sự mới được hướng dẫn.
- Khách hàng hoặc đối tác đến làm việc.
- Những cuộc họp nhanh phát sinh trong ngày.
Khi team còn ít người, những âm thanh này có thể không gây ảnh hưởng đáng kể.
Nhưng khi số lượng người tăng lên, chúng có thể chồng lên nhau và khiến những nhân sự cần tập trung cảm thấy khó làm việc.
Đặc biệt với các công việc yêu cầu tập trung cao, việc liên tục bị gián đoạn bởi âm thanh xung quanh có thể khiến trải nghiệm làm việc trở nên kém thoải mái.
3. Tách khu vực làm việc và khu vực trao đổi
Một giải pháp doanh nghiệp có thể cân nhắc là phân chia không gian theo chức năng.
Không nhất thiết phải xây dựng một phòng riêng cho mọi hoạt động. Quan trọng là hạn chế việc tất cả hoạt động đều tập trung tại khu vực bàn làm việc.
Ví dụ:
Khu vực làm việc: ưu tiên sự tập trung.
Khu vực trao đổi: dành cho những cuộc nói chuyện nhanh giữa các thành viên.
Phòng họp: phục vụ các cuộc họp nhóm hoặc làm việc với khách hàng.
Khu vực tiếp khách: hạn chế việc khách phải ngồi giữa khu vực nhân viên đang làm việc.
Cách phân chia này giúp giảm việc một hoạt động ảnh hưởng đến toàn bộ văn phòng.
Đặc biệt, với những team đang phát triển, đây là yếu tố nên được tính đến ngay khi lựa chọn văn phòng cho doanh nghiệp.
4. Không gian chung ảnh hưởng nhiều hơn bạn nghĩ
Một văn phòng chỉ có bàn ghế chưa chắc là một văn phòng có hiệu quả sử dụng cao.
Lối đi, khoảng trống giữa các khu vực, pantry, khu vực nghỉ ngắn hoặc nơi trao đổi đều có vai trò nhất định.
Nếu toàn bộ diện tích đều được tận dụng để đặt bàn, doanh nghiệp có thể đạt được số lượng chỗ ngồi mong muốn nhưng lại đánh đổi bằng cảm giác chật chội.
Hãy thử hình dung:
Một văn phòng có 10 bàn nhưng không còn khoảng trống để di chuyển hoặc trao đổi.
So với một văn phòng có 10 bàn được bố trí hợp lý, có lối đi rõ ràng và một khu vực nhỏ dành cho trao đổi.
Số lượng chỗ ngồi có thể giống nhau, nhưng trải nghiệm sử dụng hoàn toàn khác nhau.
Vì vậy, khi đánh giá một không gian làm việc, doanh nghiệp không nên chỉ quan tâm đến diện tích hoặc số lượng bàn.
5. “Bí” không chỉ đến từ diện tích
Khi nhân viên nói văn phòng bí, nguyên nhân không nhất thiết chỉ là văn phòng quá nhỏ.
Cảm giác bí có thể đến từ nhiều yếu tố kết hợp:
- Mật độ người quá cao.
- Bàn ghế bố trí dày.
- Lối đi bị thu hẹp.
- Thiếu khoảng trống giữa các khu vực.
- Không có không gian chung.
- Cách bố trí chưa phù hợp với số lượng nhân sự.
- Không gian làm việc phải phục vụ quá nhiều chức năng cùng lúc.
Do đó, trước khi quyết định chuyển văn phòng, doanh nghiệp có thể thử đánh giá lại cách bố trí hiện tại.
Nếu vấn đề nằm ở mặt bằng, việc sắp xếp lại có thể giúp cải thiện.
Nhưng nếu nguyên nhân đến từ việc số lượng nhân sự đã vượt quá khả năng đáp ứng của không gian, việc thay đổi văn phòng có thể cần được đưa vào kế hoạch.
6. Khi nào doanh nghiệp nên cân nhắc chuyển văn phòng?
Không phải cứ nhân viên phàn nàn một vài lần là doanh nghiệp cần chuyển sang văn phòng mới.
Tuy nhiên, nếu những vấn đề như bí, ồn hoặc khó tập trung xuất hiện thường xuyên, doanh nghiệp nên đánh giá lại mức độ phù hợp của không gian.
Một số dấu hiệu đáng chú ý gồm:
Văn phòng thường xuyên thiếu chỗ ngồi: Nhân sự mới gia nhập nhưng không còn vị trí phù hợp.
Bàn làm việc phải kê sát nhau: Muốn bổ sung chỗ ngồi phải hy sinh lối đi hoặc khoảng trống.
Các cuộc họp ảnh hưởng đến khu vực làm việc: Không có không gian riêng để trao đổi.
Khách hàng phải ngồi giữa khu vực nhân viên: Không có khu vực tiếp khách phù hợp.
Nhân viên thường xuyên phản ánh về tiếng ồn: Các hoạt động trong văn phòng bắt đầu ảnh hưởng đến khả năng tập trung.
Không gian không còn đáp ứng kế hoạch tuyển dụng: Doanh nghiệp dự kiến tiếp tục tăng nhân sự nhưng văn phòng hiện tại không còn khả năng mở rộng.
Khi nhiều dấu hiệu xuất hiện cùng lúc, vấn đề có thể không còn nằm ở cách bố trí bàn ghế.
Có thể văn phòng hiện tại đã không còn phù hợp với quy mô và cách vận hành mới của doanh nghiệp.
7. Đừng chờ đến khi nhân viên “chịu hết nổi” mới thay đổi
Không gian làm việc là một phần trong quá trình vận hành doanh nghiệp.
Khi nhân sự tăng, cách sử dụng văn phòng cũng cần được đánh giá lại.
Doanh nghiệp có thể định kỳ xem xét:
Số người → Mật độ chỗ ngồi → Lối đi → Tiếng ồn → Khu vực họp → Tiếp khách → Không gian chung → Khả năng mở rộng
Cách kiểm tra này giúp doanh nghiệp nhận ra sớm những vấn đề có thể phát sinh khi team tiếp tục tăng trưởng.
Đặc biệt, nếu doanh nghiệp đang có kế hoạch tuyển thêm người trong 3–6 tháng tới, việc lựa chọn văn phòng không nên chỉ dựa trên số lượng nhân sự hiện tại.
Một không gian vừa đủ cho hôm nay có thể trở nên chật chỉ sau vài tháng.
8. Văn phòng phù hợp không chỉ là văn phòng có đủ chỗ ngồi
Khi tìm văn phòng cho thuê, nhiều doanh nghiệp thường bắt đầu bằng câu hỏi:
“Văn phòng này có đủ chỗ cho bao nhiêu người?”
Đây là câu hỏi cần thiết nhưng chưa đủ.
Doanh nghiệp cũng nên hỏi:
- Nhân viên có đủ không gian để tập trung không?
- Lối đi có thuận tiện không?
- Có khu vực họp và trao đổi không?
- Có không gian tiếp khách không?
- Các hoạt động có ảnh hưởng lẫn nhau không?
- Nếu team tăng thêm 2–3 người, văn phòng còn đáp ứng được không?
Một văn phòng phù hợp không chỉ giải quyết nhu cầu “đủ chỗ ngồi”, mà còn cần phù hợp với cách doanh nghiệp thực sự vận hành.
Hanoi Office – Không gian phù hợp cho từng giai đoạn phát triển
Khi team bắt đầu tăng trưởng, việc lựa chọn một không gian làm việc phù hợp có thể giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình vận hành.
Hanoi Office cung cấp các giải pháp văn phòng trọn gói và không gian làm việc với nhiều lựa chọn về diện tích và nhu cầu sử dụng, phù hợp với các doanh nghiệp đang tìm kiếm không gian làm việc chuyên nghiệp tại Hà Nội.
Thay vì chỉ tính số lượng bàn cần có, doanh nghiệp có thể cân nhắc tổng thể:
Chỗ ngồi → Lối đi → Không gian họp → Tiếp khách → Không gian chung → Khả năng mở rộng.
Nếu nhân viên bắt đầu nói:
“Văn phòng dạo này bí, ồn, khó tập trung quá!”
Có lẽ đây là lúc doanh nghiệp nên đặt một câu hỏi khác:
“Không gian hiện tại còn phù hợp với cách team đang làm việc không?”
