Vì sao cùng là team 5 người nhưng có doanh nghiệp cần văn phòng lớn gấp đôi doanh nghiệp khác?

Khi tìm văn phòng cho team 5 người, nhiều doanh nghiệp thường bắt đầu bằng một phép tính khá đơn giản:

5 người → 5 chỗ ngồi → tìm văn phòng vừa đủ 5 người.

Cách tính này có vẻ hợp lý, nhưng trên thực tế, số lượng nhân sự chỉ là một phần trong bài toán diện tích văn phòng.

Cùng là một team 5 người nhưng có doanh nghiệp chỉ cần một không gian làm việc nhỏ gọn, trong khi doanh nghiệp khác lại cần diện tích lớn hơn đáng kể.

Lý do nằm ở cách doanh nghiệp sử dụng không gian.

Một văn phòng không chỉ có bàn và ghế. Tùy vào hoạt động thực tế, doanh nghiệp còn có thể cần phòng họp, khu vực tiếp khách, tủ hồ sơ, thiết bị, không gian trao đổi hoặc khoảng trống để nhân viên di chuyển thoải mái.

Vì vậy, thay vì hỏi “Team 5 người cần bao nhiêu m²?”, doanh nghiệp nên bắt đầu bằng câu hỏi:

“Team 5 người đang làm việc như thế nào?”

1. Cách làm việc khác nhau dẫn đến nhu cầu không gian khác nhau

Đây là một trong những yếu tố quan trọng nhất.

Một team 5 người chủ yếu làm việc độc lập có thể chỉ cần các vị trí làm việc cố định và một khoảng không gian chung nhỏ.

Trong khi đó, một team 5 người thường xuyên:

Họp nội bộ.
Trao đổi nhóm.
Làm việc theo dự án.
Gọi video.
Tiếp khách.
Phỏng vấn ứng viên.

sẽ cần nhiều không gian chức năng hơn.

Ví dụ, cùng 5 nhân sự nhưng một doanh nghiệp có thể cần:

5 bàn làm việc + lối đi

Trong khi doanh nghiệp khác có thể cần:

5 bàn làm việc + khu vực họp + tiếp khách + không gian trao đổi + lối đi.

Số người không thay đổi, nhưng diện tích cần thiết đã khác.

Vì vậy, khi tìm văn phòng, hãy xác định cách team sử dụng không gian trước

Doanh nghiệp có thể tự đặt một số câu hỏi:

Nhân viên làm việc độc lập hay theo nhóm?
Mỗi tuần có bao nhiêu cuộc họp?
Có thường xuyên gọi video không?
Có cần không gian trao đổi riêng không?
Có thường xuyên tiếp khách không?

Những câu trả lời này sẽ giúp xác định diện tích văn phòng thực tế cần thiết.

2. Tần suất tiếp khách cũng ảnh hưởng đến diện tích văn phòng

Không phải doanh nghiệp nào cũng có nhu cầu tiếp khách giống nhau.

Một team 5 người làm việc chủ yếu online có thể gần như không cần khu vực tiếp khách riêng.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp thường xuyên gặp:

Khách hàng.
Đối tác.
Nhà cung cấp.
Ứng viên tuyển dụng.
Cộng tác viên hoặc các bên liên quan.

thì việc có một khu vực tiếp khách phù hợp sẽ trở nên cần thiết.

Nếu không có khu vực riêng, khách có thể phải ngồi ngay tại khu vực làm việc của nhân viên.

Điều này vừa ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách, vừa có thể làm gián đoạn những người đang làm việc.

Do đó, khi tính diện tích văn phòng cho team 5 người, doanh nghiệp nên xác định rõ tần suất tiếp khách.

Doanh nghiệp thường xuyên tiếp khách

Nên cân nhắc thêm:

Khu vực lễ tân.
Khu vực chờ.
Bàn tiếp khách.
Phòng họp hoặc phòng trao đổi.

Doanh nghiệp ít tiếp khách

Có thể ưu tiên diện tích cho:

Khu vực làm việc.
Không gian chung.
Khoảng trống và lối đi.

Điều này giúp doanh nghiệp tránh thuê diện tích không thực sự cần thiết.

3. Đồ đạc và thiết bị của mỗi doanh nghiệp cũng khác nhau

Hai team cùng có 5 người nhưng lượng đồ đạc có thể hoàn toàn khác nhau.

Một doanh nghiệp có thể chỉ cần:

5 bàn + 5 ghế + máy tính.

Nhưng doanh nghiệp khác có thể cần thêm:

Tủ hồ sơ.
Tủ tài liệu.
Máy in.
Thiết bị chuyên dụng.
Kệ lưu trữ.
Tủ cá nhân.
Thiết bị phục vụ công việc.
Khu vực lưu trữ hàng hóa hoặc mẫu sản phẩm.

Những vật dụng này đều chiếm diện tích.

Nếu chỉ tính số lượng nhân sự mà bỏ qua lượng đồ đạc và thiết bị, doanh nghiệp có thể đánh giá sai nhu cầu văn phòng.

Vì vậy, trước khi thuê, hãy thử liệt kê toàn bộ những thứ chắc chắn sẽ được đưa vào văn phòng.

Sau đó mới tính đến cách bố trí.

4. “Đủ chỗ” không đồng nghĩa với “đủ thoải mái”

Đây là điểm nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua.

Một văn phòng có thể đủ chỗ cho 5 người, nhưng điều đó không có nghĩa là 5 người có thể làm việc thoải mái trong thời gian dài.

Ví dụ:

Bàn làm việc đặt quá sát nhau.
Lối đi nhỏ.
Ghế của các vị trí va vào nhau.
Không có khoảng trống giữa các khu vực.
Không có chỗ để trao đổi.
Khu vực làm việc kiêm luôn nơi tiếp khách và họp.

Khi đó, văn phòng vẫn đáp ứng về mặt số lượng nhưng trải nghiệm sử dụng lại không tốt.

Đây là lý do khi lựa chọn văn phòng cho 5 người, doanh nghiệp không nên chỉ hỏi:

“Có đủ 5 chỗ ngồi không?”

Mà nên hỏi:

“5 người có thể làm việc thoải mái ở đây không?”

5. Mức độ riêng tư cũng tạo ra sự khác biệt

Không phải mọi công việc đều có cùng yêu cầu về không gian.

Một team có thể làm việc hoàn toàn công khai tại khu vực chung.

Nhưng một số vị trí có thể cần trao đổi những nội dung riêng tư hoặc thường xuyên thực hiện các cuộc gọi.

Ví dụ:

Nhân sự.
Tư vấn.
Kinh doanh.
Chăm sóc khách hàng.
Quản lý.
Các công việc thường xuyên trao đổi với khách hàng.

Trong những trường hợp này, doanh nghiệp có thể cần thêm một khu vực riêng hoặc không gian họp nhỏ.

Điều này cũng khiến nhu cầu diện tích thay đổi dù số lượng nhân sự không đổi.

6. Kế hoạch phát triển trong 6–12 tháng cũng cần được tính đến

Một team 5 người ổn định lâu dài sẽ có cách lựa chọn văn phòng khác với một team 5 người đang chuẩn bị tuyển thêm nhân sự.

Ví dụ:

Doanh nghiệp A: 5 người và dự kiến duy trì quy mô hiện tại.

Doanh nghiệp B: 5 người nhưng dự kiến tuyển thêm 3–5 người trong vài tháng tới.

Nếu cả hai cùng thuê một văn phòng vừa đủ 5 chỗ, doanh nghiệp B có thể nhanh chóng gặp vấn đề.

Chỉ sau vài tháng, doanh nghiệp có thể phải:

Kê thêm bàn.
Thu hẹp lối đi.
Thay đổi bố trí.
Tìm thêm không gian.
Hoặc chuyển sang văn phòng mới.

Vì vậy, khi thuê văn phòng cho doanh nghiệp, hãy nhìn vào ít nhất 6–12 tháng tiếp theo thay vì chỉ nhìn vào số nhân sự hiện tại.

7. Cùng 5 người nhưng có thể cần diện tích khác nhau

Có thể hình dung nhu cầu theo cách đơn giản:

Nhu cầu sử dụng	Team 5 người A	Team 5 người B
Bàn làm việc	Có	Có
Làm việc độc lập	Cao	Trung bình
Họp nhóm	Ít	Thường xuyên
Tiếp khách	Ít	Thường xuyên
Không gian trao đổi	Cơ bản	Cần riêng
Lưu trữ hồ sơ	Ít	Nhiều
Khả năng tăng nhân sự	Thấp	Cao

Cả hai đều có 5 nhân sự nhưng nhu cầu về văn phòng có thể hoàn toàn khác nhau.

Đây cũng là lý do không nên áp dụng một công thức cứng nhắc kiểu:

“5 người = X m².”

Diện tích phù hợp phải được xác định dựa trên cách doanh nghiệp vận hành.

8. Vậy team 5 người nên thuê văn phòng bao nhiêu m²?

Không có một con số duy nhất phù hợp cho tất cả team 5 người.

Thay vì xác định diện tích chỉ dựa trên đầu người, doanh nghiệp nên tính theo các nhóm nhu cầu:

Chỗ ngồi + lối đi + họp + tiếp khách + lưu trữ + không gian chung + khả năng mở rộng.

Một team 5 người ít tiếp khách, ít họp và sử dụng ít thiết bị có thể cần không gian khá gọn.

Trong khi một team 5 người thường xuyên tiếp khách, họp nhóm và dự kiến tăng nhân sự sẽ cần nhiều diện tích hơn.

Điều quan trọng không phải là thuê văn phòng lớn nhất, mà là tìm diện tích phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế.

9. 4 câu hỏi nên trả lời trước khi tìm văn phòng cho team 5 người

Trước khi bắt đầu xem các văn phòng cho thuê, doanh nghiệp có thể trả lời 4 câu hỏi:

Team đang làm việc như thế nào?

Làm việc độc lập, theo nhóm hay kết hợp cả hai?

Team có thường xuyên họp và tiếp khách không?

Nếu có, cần dành diện tích cho những khu vực này.

Có nhiều thiết bị, hồ sơ hoặc đồ đạc không?

Nếu có, cần tính thêm diện tích lưu trữ.

Team có tăng nhân sự trong thời gian tới không?

Nếu có, nên cân nhắc một không gian có khả năng mở rộng.

Khi trả lời được 4 câu hỏi này, doanh nghiệp sẽ dễ dàng xác định loại văn phòng phù hợp hơn.

Đừng chọn văn phòng chỉ dựa trên số lượng nhân sự

Cùng là team 5 người, nhưng cách vận hành khác nhau sẽ tạo ra nhu cầu không gian khác nhau.

Một văn phòng phù hợp cần cân bằng giữa:

Số người → Cách làm việc → Tiếp khách → Thiết bị → Mức độ thoải mái → Kế hoạch phát triển.

Vì vậy, thay vì hỏi:

“Team 5 người cần bao nhiêu m²?”

hãy bắt đầu bằng:

“Team 5 người đang sử dụng văn phòng như thế nào?”

Khi hiểu rõ cách doanh nghiệp vận hành, việc xác định diện tích và lựa chọn văn phòng sẽ trở nên thực tế hơn rất nhiều.

Hanoi Office – Lựa chọn không gian phù hợp với từng quy mô doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp có một cách vận hành khác nhau. Vì vậy, nhu cầu về văn phòng cũng không thể chỉ tính đơn giản theo số lượng nhân sự.

Hanoi Office cung cấp các giải pháp văn phòng trọn gói và không gian làm việc tại Hà Nội, phù hợp với nhiều quy mô và nhu cầu sử dụng khác nhau.

Đối với team 5 người, doanh nghiệp có thể cân nhắc dựa trên số lượng chỗ ngồi, nhu cầu họp, tiếp khách, mức độ sử dụng không gian chung và kế hoạch tăng trưởng trong thời gian tới.

5 người không nhất thiết chỉ cần một văn phòng vừa đủ 5 chỗ.

Quan trọng hơn là tìm được không gian phù hợp với cách team đang làm việc hôm nay và cách doanh nghiệp dự kiến phát triển trong những tháng tới.

Vì sao cùng là team 5 người nhưng có doanh nghiệp cần văn phòng lớn gấp đôi doanh nghiệp khác?