Tiết lộ 11 chi phí thuê văn phòng khiến bạn sẽ phải xem xét lại quyết định của mình

Giá văn phòng luôn là một yếu tố được cân nhắc kỹ càng khi tìm kiếm thuê văn phòng làm việc. 

Tuy nhiên, một điều ít ai biết khi lần đầu đi thuê văn phòng, đó là có vô vàn những chi phí phát sinh khác trong quá trình thi công và hoạt động. 

Bài viết dưới đây sẽ đưa ra 11 chi phí thuê văn phòng để bạn cân nhắc chọn cho doanh nghiệp mình đơn vị cung cấp văn phòng phù hợp nhất.

Loại 1: Chi phí cố định

1. Giá thuê văn phòng

Xem ngay: Cập nhật tình hình giá thuê văn phòng tại Hà Nội mới nhất năm 2021

Giá thuê văn phòng là một trong những chi phí quyết định trong chi phí thuê văn phòng. Tiền thuê được chủ đầu tư báo giá cho bạn, được tính theo m2. Chi phí này bạn có thể thanh toán theo quý, 6 tháng hoặc năm tùy vào hợp đồng của 2 bên.

2. Phí dịch vụ

Các dịch vụ, tiện ích cho khu vực chung mà tòa nhà bạn thuê sẽ gồm: Lễ tân, bảo vệ, dịch vụ vệ sinh, nước trong khu vực vệ sinh, đèn chiếu sáng và điều hòa khu vực công cộng, thang máy, chăm sóc cây xanh v.v. Bạn vẫn sẽ phải trả phí cho những dịch vụ này mặc dù nó nằm ngoài diện thuê của bạn. 

3. Thuế Giá trị gia tăng

Thuế GTGT tính Theo tiền thuê trả từng kỳ 3 tháng, 6 tháng hoặc thanh toán hết tuỳ theo nhu cầu của bên thuê.

Loại 2: Chi phí biến đổi

4. Chi phí hoạt động: điện, nước, wifi

Chi phí thuê văn phòng đương nhiên sẽ không bao gồm chi phí hoạt động hàng tháng. Theo thống kê thực tế chi phí cho tiền điện, điều hoà, nước, wifi bình quân  quân là 2-2,5 usd/m2/tháng, còn phụ thuộc độ mới, cũ của thiết bị sử dụng.

5. Phí gửi xe

Đừng bỏ lỡ: Hanoi Office cho thuê văn phòng trọn gói với giá chỉ còn 1/2 tại 8 cơ sở đắc địa

Một số tòa nhà sẽ có hỗ trợ chi phí gửi xe tùy theo diện tích thuê, tuy nhiên nhiều tòa nhà không có chính sách ưu đãi này. Bạn cần phải cân nhắc điều này trong hợp đồng thuê văn phòng.

Loại 3: Chi phí bất thường

6. Phí làm thêm ngoài giờ

Chi phí thuê văn phòng sẽ không bao gồm phí làm thêm ngoài giờ. Vì ngoài giờ hành chính, chủ toà nhà sẽ phải tính thêm những khoản phát sinh như: Điện thang máy, điện cho khu vực chung và hệ thống điều hòa trung tâm, tiền lương ngoài giờ của nhân viên quản lý toà nhà v.v. 

Có 3 cách tính phí làm ngoài giờ:

• Tính theo văn phòng: Ví dụ 500.000 đồng/văn phòng/giờ
• Tính theo diện tích thuê: Ví dụ 0,01 usd/m2/giờ * Diện tích thuê
• Tính theo thiết bị: Ví dụ 10 usd/tổ máy/giờ, thông thường một tổ máy (FCU – Fan Coil Unit) làm mát cho diện tích 40 – 70 m2 tùy loại thiết bị.

Nếu doanh nghiệp của bạn thường xuyên làm ngoài giờ thì nên đàm phán một gói chi phí thuê văn phòng hợp lý. Hoặc nếu điều kiện kỹ thuật cho phép thì bạn có thể lắp thêm điều hòa cục bộ để giảm chi phí làm ngoài giờ.

Loại 4: Chi phí chỉ trả 1 lần 

7. Phí dịch vụ trong thời gian thi công

Trong thời gian thi công nội thất văn phòng, các chủ tòa nhà sẽ miễn phí tiền thuê, nhưng vẫn thu phí dịch vụ: Các tòa nhà hạng A, B sẽ thu ở mức 3 – 5 usd/m2/tháng; Các tòa nhà hạng C thu ở mức trên dưới 1 usd/2m/tháng hoặc sẽ thu theo tiền điện sử dụng khi thu công

8. Chi phí hoàn trả mặt bằng

Khi chấm dứt hợp đồng, người thuê chịu chi phí hoàn trả mặt bằng như đã nhận từ chủ tòa nhà trừ các hao mòn hợp lý – đây là điều đã được quy định trong hợp đồng. Chi phí này gồm các chi phí phá dỡ, dọn dẹp tất cả các vách ngăn, hạng mục trang trí nội thất đã xây dựng và lắp đặt.

Loại 5: Chi phí bị ảnh hưởng từ hợp đồng

9. Diện tích sử dụng được chi trả

Bạn cần phải tìm hiểu kỹ về cách đo diện tích văn phòng, vì nhiều văn phòng cho thuê tính cả những diện tích góc chết, không có giá trị sử dụng, các cột… Việc phải phải trả thêm cho những diện tích bất thường này là một sự lãng phí không cần thiết.

Có 03 phương pháp đo diện tích như sau: 

• Đo trong lòng văn phòng (đo thông thuỷ)

(Phương pháp này bạn sẽ cộng thêm 3 – 5% đo theo diện tích xây dựng (do tính mép ngoài của tường)).

• Đo theo tim tường và vách bao quanh văn phòng;
• Đo theo mép ngoài của tường và vách bao quanh văn phòng.

Tìm hiểu thêm: Không gian làm việc Working Space Hà Nội chung hay riêng là tốt nhất?

10. Ảnh hưởng của tỷ giá tới số tiền thuê

Đa số các tòa nhà văn phòng tại Hà Nội đều báo giá theo USD để chào mời những doanh nghiệp nước ngoài và làm tăng sự chuyên nghiệp cho chủ đầu tư toà nhà. Tuy nhiên trong Hợp đồng giá thuê và phí dịch vụ phải được quy đổi sang Việt Nam Đồng để tuân theo quy định của Ngân hàng Nhà nước.

Nếu kỳ thanh toán là 03 tháng, 06 tháng, 01 năm, các chủ toà nhà sẽ có điều khoản điều chỉnh chi phí thuê văn phòng theo tỷ giá thực tế tại thời điểm thanh toán. Cũng có trường hợp giá thuê được báo giá theo VNĐ được cố định trong suốt thời hạn Hợp đồng.

11. Điều chỉnh đơn giá thuê

Với hợp đồng thuê văn phòng thời hạn 03 năm thì chủ tòa nhà sẽ có quy định điều chỉnh sau 02 năm, tăng hoặc giảm tùy thuộc sự biến động của thị trường. Điều này cũng sẽ đội chi phí thuê văn phòng của bạn lên khá nhiều. Thật may là trên thực tế thì quy định này ít khi được thực hiện vì việc tăng giá với khách hàng sẽ làm ảnh hưởng đến toàn bộ khách thuê của chủ toà nhà. Về phía khách hàng thì cũng khó để chứng minh mặt bằng giá thị trường giảm để yêu cầu giảm giá.

Trên đây là những chi phí thuê văn phòng cơ bản mà chúng tôi đã liệt kê giúp bạn, bên cạnh đó còn hàng tá những chi phí không tên khác không thể liệt kê hết. 

Nếu còn đau đầu về vấn đề này thì nên tìm hiểu ngay mô hình Coworking Space – xu hướng văn phòng của tương lai – mô hình không gian làm việc chia sẻ kết hợp rất nhiều tiện ích văn phòng. Với giá trọn gói tại Hanoi Office chỉ từ 700.000đ/tháng.

Liên hệ với chúng tôi để tìm hiểu thêm về dịch vụ:

Hotline: 085 339 4567 – 0904 388 909

Website: hanoioffice.vn 

Email: contact@hanoioffice.vn