Xu hướng các loại hình văn phòng thông minh năm 2018

Xu hướng các loại hình văn phòng dành cho doanh nghiệp năm 2018 như thế nào? Có bao nhiêu loại hình văn phòng? Những kiến thức này không quá quan trọng nhưng nếu được thì cũng nên tìm hiểu và nắm rõ về nó. Đặc biệt, dân văn phòng họ có thể ở trong văn phòng suốt cả một ngày nhưng chưa chắc đã biết về khái niệm cơ bản này. Trong bài viết hôm nay, Hanoi Office sẽ cung cấp một số thông tin cơ bản về văn phòng.

Văn phòng là gì? Có các loại hình văn phòng nào?

Văn phòng là gì?

Văn phòng vừa là vật chất cụ thể, lại vừa mang giá trị tinh thần, giá trị con người nên để định nghĩa được nó cũng có vô vàn cách hiểu khác nhau.

- Theo định nghĩa của Wikipedia thì văn phòng là khu vực hoặc một phòng trong đó mọi người làm việc cùng nhau, hoặc văn phòng là những tòa nhà, cao ốc văn phòng được thiết kế, bố trí để sử dụng hoặc cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng cho những cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp có thực hiện các hoạt động liên quan đến văn phòng (như là giấy tờ, sổ sách, máy vi tính,…)

- Một số tài liệu khác lại đưa ra định nghĩa chi tiết hơn: Văn phòng được coi như một địa điểm làm việc và có vị trí địa lý nhất định. Văn phòng có thể là phòng làm việc của một lãnh đạo, thủ tướng; cũng có thể là trụ sở của cơ quan, đơn vị, dự án,… cho phép các cán bộ công chức của cơ quan, đơn vị đó đến làm việc hàng ngày.

Tóm lại, “văn phòng” là nơi có bộ máy điều hành của cơ quan tổ chức; có vai trò thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý; cũng như chăm lo đời sống đội ngũ nhân viên, phục vụ hậu cần nhằm đảm bảo các điều kiện cần thiết cho hoạt động của cơ quan tổ chức đó.

Các loại hình văn phòng hiện nay

Văn phòng là một thành tố không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Hiện nay, tại Việt Nam các doanh nghiệp đang sử dụng hai loại hình văn phòng đó là:

Văn phòng truyền thống

Văn phòng truyền thống là loại hình mà các doanh nghiệp phải bỏ ra rất nhiều chi phí cho trang thiết bị và cơ sở vật chất để doanh nghiệp có thể vận hành một cách bình thường. Điều này sẽ khiến các doanh nghiệp phải bỏ ra lượng chi phí đầu tư ban đầu rất lớn. Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, hoặc doanh nghiệp vừa và nhỏ, đây là một bài toán khó cho họ: khi phải đầu tư mà có khi không thể sử dụng hết những tính năng của văn phòng.
 

Văn phòng truyền thống
Mô hình văn phòng truyền thống khiến doanh nghiệp phải bỏ ra chi phí ban đầu khá lớn

Văn phòng thông minh

Khi văn phòng truyền thống biểu hiện những mặt hạn chế, giải pháp văn phòng thông minh đã ra đời. Văn phòng thông minh có đầy đủ các trang thiết bị để cho một văn phòng hoạt động: điện thoại bàn, máy fax, máy in, máy scan, máy photocopy, internet,…; không gian làm việc chuyên nghiệp: phòng tiếp khách lịch sự, phòng họp sang trọng và hiện đại... Điểm chung của loại hình này là giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí bỏ ra mà vẫn được sử dụng tất cả các tiện ích văn phòng.

Xu hướng loại hình văn phòng thông mình dành cho doanh nghiệp năm 2018

Với những ưu điểm của văn phòng thông minh, đây được dự đoán sẽ là xu hướng của năm 2018. Một vài mô hình văn phòng thông minh đang được áp dụng là:

Văn phòng trọn gói – Văn phòng chia sẻ

“Trọn gói” đã bao hàm hết những gì mà loại hình này mang lại. Doanh nghiệp sẽ có một không gian làm việc chuyên nghiệp; một địa chỉ kinh doanh; các trang thiết bị dành cho văn phòng hiện đại: máy in, máy fax, máy photocopy, internet,… Như đã nói ở trên, để được sử dụng loại hình này doanh nghiệp chỉ cần bỏ ra 1 chi phí duy nhất.

văn phòng thông minh
Hình ảnh văn phòng thông minh ở Hà Nội Office!

Dịch vụ cho thuê văn phòng trọn gói – văn phòng chia sẻ này đã được Hà Nội Office triển khai và đang là một trong những đơn vị đi đầu với lĩnh vực này. Hà Nội Office có những gói văn phòng trọn gói sau:

Văn phòng làm việc riêng

Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, một văn phòng làm việc riêng với sức chứa từ 4 – 8 người là khá phù hợp và tiết kiệm chi phí, thay vì phải thuê một mặt bằng văn phòng lớn trong khi không sử dụng hết được diện tích.

Hơn nữa, văn phòng làm việc riêng sẽ tạo được một môi trường làm việc yên tĩnh, tăng năng suất hiệu quả công việc.

►​►​► Bạn có thể nghiên cứu thêm về những tiện ích của loại hình này trên website của Hà Nội Office.

Các loại hình văn phòng

Chỗ ngồi làm việc

Một chỗ ngồi là những gì bạn cần để làm việc? Đúng như tên gọi của nó, với dịch vụ chỗ ngồi làm việc, bạn sẽ có: khu vực làm việc chung với đầy đủ tiện ích văn phòng, nhưng vẫn đảm bảo cho bạn một chỗ ngồi làm việc riêng tư. Hai hình thức của văn phòng làm việc chia sẻ hiện nay là:

Chỗ ngồi làm việc cố định: Khách hàng thuê định kỳ theo tháng và sử dụng toàn thời gian. Hình thức này phù hợp với các công ty nước ngoài muốn đặt văn phòng đại diện; doanh nghiệp nhỏ và vừa; nhóm dự án; cá nhân làm việc độc lập,…
Chỗ ngồi làm việc linh hoạt: Hình thức này cho phép khách hàng thuê theo giờ; không cố định thời gian. Tính chất linh hoạt này sẽ khá phù hợp với những người thường xuyên đi công tác, cá nhân kinh doanh,…

►►► Hà Nội Office cho thuê chỗ ngồi làm việc với giá chỉ từ 1.200.000 VND

cac-loai-hinh-van-phong-3
Dịch vụ cho thuê chỗ ngồi làm việc linh hoạt tại Hà Nội Office

Văn phòng ảo

Ngày nay, có khá nhiều các hình thức kinh doanh không cần ngồi một chỗ mà có thể di chuyển và làm việc tại bất cứ đâu. Doanh nghiệp chọn cách đặt địa chỉ kinh doanh tại một địa điểm cụ thể, mô hình này sẽ giúp giảm chi phí về mặt bằng văn phòng, lễ tân, trang thiết bị,…. Đó là lý do vì sao mà dịch vụ văn phòng ảo ra đời. Nó cho phép doanh nghiệp đăng ký địa chỉ kinh doanh, mọi thông tin giao dịch đều được chuyển hướng về văn phòng thực tế của doanh nghiệp. Doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng địa điểm này khi cần.

Văn phòng ảo hoàn toàn được sự cho phép của Pháp luật Việt Nam. Mô hình này đem đến cho doanh nghiệp rất nhiều tiện ích có thể hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh: đội ngũ lễ tân và nhân viên đại điện; nơi nhận thư, bưu phẩm; nơi tiếp khách sang trọng và lịch sự,…

Co-working Space

“Co-working space” theo nghĩa hiểu nôm na trong tiếng Việt là không gian làm việc chung. Không gian này sẽ là một môi trường lý tưởng cho những cá nhân, nhân viên làm việc độc lập hoặc làm việc cho một công ty (hoặc dự án). Không giống như làm việc tại quán cà phê, bạn sẽ phải chịu đựng những tiếng ồn, hoặc ra về khi hết chỗ; không giống như làm việc ở nhà, bạn sẽ không thể tập trung để làm việc bởi những điều linh tinh diễn ra ở nhà.

Đến với “Co-working space”, bạn có thể làm việc hiệu quả và năng suất hơn, được làm việc chung với nhiều người từ các ngành nghề khác nhau. Và biết đâu, bạn có thể thu nhận thêm cho mình các kỹ năng, bí quyết từ mọi người ở cộng đồng làm việc chung.

Theo một khảo sát, có hơn 70% số người làm việc tại Co-working space cảm thấy sự sáng tạo tăng lên, và hơn 60% trong số đó nói rằng hiệu quả công việc được cải thiện.

Văn phòng thông minh là xu hướng tất yếu của các doanh nghiệp bởi đây là loại hình văn phòng có rất nhiều ưu điểm vượt trội hơn so với văn phòng truyền thống. Hà Nội Office là một địa chỉ hàng đầu trong rất nhiều doanh nghiệp cung cấp giải pháp văn phòng thông minh hiện nay. Với 5 năm cung cấp giải pháp văn phòng trọn gói - văn phòng chia sẻ, Hà Nội Office luôn mang lại một mô hình văn phòng có thể đáp ứng đầy đủ tất cả nhu cầu hoạt động của một doanh nghiệp với chi phí tối ưu.

►►► Hãy liên hệ ngay đến số hotline: 094 367 3995 – 090 619 8389 để được tư vấn về giải pháp văn phòng thông minh dành riêng cho doanh nghiệp của bạn.