Đăng ký văn phòng ảo và những điều bạn cần biết

Đặt trụ sở giao dịch tại các tòa nhà cao ốc luôn là mong muốn của mọi doanh nghiệp. Thế nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ tiềm lực để có văn phòng riêng cho mình.

Vậy nên nhiều doanh nghiệp nhỏ & vừa đã chọn giải pháp thay thế tối ưu – đăng ký văn phòng ảo.

Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu văn phòng ảo là gì và thủ tục đăng ký cụ thể ra sao ở bài viết dưới đây.

1. Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo có thể được hiểu là văn phòng cho thuê với diện tích 0m2. Thực chất dùng để làm văn phòng đại diện, trụ sở đăng ký kinh doanh mà trong đó mọi thông tin giao dịch đều được chuyển hướng về văn phòng thực tế (tức là cho thuê địa chỉ văn phòng).

Trên thế giới, dịch vụ thuê văn phòng ảo đã có từ rất lâu, còn ở Việt Nam thì dịch vụ này còn khá mới mẻ. Khi sử dụng dịch vụ này, khách hàng không phải chuyển đồ đạc, trang thiết bị đến mà chỉ đặt biển hiệu, logo của công ty mình tại đó.

Có rất nhiều dịch vụ hỗ trợ cho thuê văn phòng ảo với nhiều tiện ích khác nhau

►►► Dịch vụ văn phòng ảo giá rẻ – Nền tảng cho các start-up – XEM NGAY!

Hiện nay, nhiều đơn vị đã cung cấp dịch vụ cho thuê và đăng ký văn phòng ảo. Dịch vụ này đem đến cho bạn tất cả tiện ích của một văn phòng chuyên nghiệp: Nhân viên lễ tân trả lời điện thoại, có phòng họp với nhiều sức chứa, có phòng tiếp khách, dịch vụ viễn thông và mọi trang thiết bị văn phòng để bạn sử dụng.

Điểm khác biệt giữa văn phòng ảo và văn phòng cho thuê thông thường đó là các nhân viên của doanh nghiệp bạn sẽ có thể làm việc linh hoạt ở bất cứ đâu. Điều này không chỉ tiết kiệm được kha khá chi phí cho doanh nghiệp mà còn tối ưu hoá hoạt động kinh doanh của mình.

2. Văn phòng ảo có hợp pháp không

Bạn có biết văn phòng ảo là một thuật ngữ được phát sinh trong thực tế chứ không được quy định trong văn bản pháp luật. Tuy nhiên, doanh nghiệp được định nghĩa trong Luật doanh nghiệp 2014 là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được đăng ký thành lập hợp pháp với quy định của pháp luật, có mục đích kinh doanh.

Cụ thể, trụ sở giao dịch có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ…thành phố trực thuộc tỉnh, trung ương,… có số điện thoại, số fax, thư điện tử…

Văn phòng ảo được chấp nhận như đăng ký thành lập doanh nghiệp

►►► CLICK XEM NGAY: Văn phòng đại diện: Chức năng và thủ tục làm văn phòng đại diện

Các văn bản pháp luật hiện nay chưa có nội dung nào cấm cho thuê văn phòng ảo, cũng như chưa có quy định pháp chế nào xử lý về vấn đề này.

Vậy nên, đăng kí văn phòng ảo vẫn được chấp nhận như đăng ký thành lập doanh nghiệp. Tuy nhiên, các doanh nghiệp cũng cần lưu ý, doanh nghiệp hoạt động không chỉ chịu pháp chế của Luật doanh nghiệp mà còn nhiều những quy định khác như thuế, thương mại, ngân hàng…

3. Thủ tục đăng ký văn phòng ảo như thế nào

Thủ tục đăng ký văn phòng ảo cũng tưởng tự như đăng ký thành lập văn phòng đại diện thông thường. Tại Việt Nam thì việc thành lập một văn phòng đại diện ít phức tạp hơn việc thành lập một công ty nước ngoài.

Trong khi bộ Thương mại Việt Nam là cơ quan chức năng phụ trách việc đăng ký thành lập văn phòng đại diện còn Bộ Kế Hoạch và Đầu Tư sẽ là đơn vị kiểm tra và phê duyệt việc thành lập một công ty nước ngoài tại Việt Nam.

Thời gian để thành lập một văn phòng đại diện cũng ngắn hơn nhiều so với thành lập công ty. Mặc dù vậy khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện vẫn cần phải chuẩn bị đầy đủ các thủ tục sau:

• Đơn xin thành lập.

• Bản sao ĐKKD (hoặc giấy tờ tương đương) của công ty mẹ.

• Quyết định bổ nhiệm Trưởng phòng đại diện của công ty mẹ.

• Bản sao báo cáo tài chính đã được kiểm toán hoặc tài liệu xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ tương đương.

• Bản sao hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân (nếu là người Việt) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu văn phòng đại diện.

• Hợp đồng thuê văn phòng tại Việt Nam

Có thể thấy đăng ký văn phòng ảo không quá khó khăn, thậm chí, nếu bạn tìm đến những nơi có dịch vụ cho thuê văn phòng ảo thì còn dễ dàng hơn nữa bởi ở đây sẽ hỗ trợ bạn đến mức tối đa về các thủ tục đăng ký kinh doanh, kê khai, thuế…

Đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các start-up, Hanoi Office đem đến cho bạn gói dịch vụ cho thuê và đăng ký văn phòng ảo. Bạn chỉ việc cân nhắc và ký hợp đồng, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn mọi thủ tục tới mức tối đa nhất.

Đội ngũ tư vấn của Hanoi Office sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tối đa về thủ tục đăng ký văn phòng ảo

Để biết thêm thông tin chi tiết, xin vui lòng liên hệ Hotline 085 339 4567 – 0904.388.909 hoặc chat inbox website hanoioffice.vn, hãy để đội ngũ nhân viên tư vấn giúp bạn.

►►► Coworking Space Hà Nội – Chung hay riêng là tốt nhất? – CLICK NGAY!