Hướng dẫn: cách tổ chức hội thảo – hội nghị thành công trong 3 giai đoạn

Cách tổ chức hội thảo - hội nghị thành công không phải là một chuyện đơn giản nếu bạn không có những bước chuẩn bị thật kỹ càng. Để có một chương trình hội thảo thành công bạn cần phải làm tốt những công việc sau: Xác định rõ mục tiêu và đối tượng; lập một kế hoạch tổ chức chi tiết; tìm thuê được một địa điểm phù hợp, chuẩn bị và dự phòng những phát sinh trong quá trình tổ chức; kế hoạch khi kết thúc chương trình.

Hãy cùng Hà Nội Office tìm hiểu về quy trình của cách tổ chức hội thảo – hội nghị thành công.

3 Giai đoạn triển khai tổ chức hội nghị - hội thảo

Hội thảo là cuộc gặp mặt của một nhóm người để tranh luận về những nội dung, chủ đề mà họ có chung sự quan tâm tại một địa điểm và thời gian đã định trước.

/cach-to-chuc-hoi-thao-hoi-nghi-1
 

Chính vì vậy trước khi tổ chức hội thảo – hội nghị bạn cần xác định rõ mục tiêu của cuộc hội thảo – hội nghị đó là gì? Đối tượng tham gia cuộc hội thảo là ai? Và địa điểm tổ chức là ở đâu?

Nếu có được một kế hoạch tốt, tất nhiên chương trình hội thảo – hội nghị đã thành công một nửa rồi. 50% thành công còn lại sẽ phụ thuộc vào quá trình tổ chức và kế hoạch kết thúc chương trình hội thảo – hội nghị của bạn.

Giai đoạn 1: Chuẩn bị và lập kế hoạch tổ chức hội thảo

Trong giai đoạn này để có được sự chuẩn bị tốt nhất và một kế hoạch chi tiết nhất bạn cần chú ý đến 4 điều sau:

1. Xác định mục tiêu

Mỗi một hội nghị luôn có mục đích riêng. Ví dụ như, bạn muốn thay đổi cách thức tuyển dụng? Bạn muốn giới thiệu đến mọi người dịch vụ cho thuê văn phòng trọn gói có những tiện ích gì ? Bạn muốn dạy các nhà quản lý cách quản lý hiệu quả hơn?

Rất nhiều hội nghị chỉ là sự lãng phí thời gian, bởi người tổ chức không có mục tiêu rõ ràng, cuộc thảo luận không có trọng tâm. Nếu bạn không thể xác định mục tiêu rõ ràng này, hội thảo của bạn sẽ không thể hấp dẫn người xem.

2. Ai sẽ là người tham dự?

Khi đã xác định được mục đích của buổi hội thảo, bạn sẽ biết cần phải mời những ai đến tham dự. Ví dụ: nếu mục tiêu của hội thảo là phát triển giải pháp chi tiết cho một vấn đề, có thể bạn sẽ chỉ muốn có ít hơn 10 người quan trọng nhất đến tham dự hơn. Nếu mục tiêu của bạn là thành lập doanh nghiệp, bạn có thể mời một nhóm người lớn và chia thành nhiều nhóm nhỏ để thảo luận.

Sau đó, lập danh sách những người đó. Hãy cố gắng lập danh sách cụ thể nhất, nhưng cũng để trống một vài vị trí, đề phòng trường hợp có điều gì đó thay đổi vào phút chót.

3. Chọn địa điểm thích hợp

Số lượng người bạn đang muốn mời đến dụ buổi hội thảo của mình sẽ quyết định diện tích phòng họp mà bạn cần.

Nếu bạn đang băn khoăn tìm kiếm một địa điểm thích hợp để làm nơi tổ chức hội thảo, có thể Hanoi Office là lựa chọn phù hợp với bạn. Chúng tôi có nhiều phòng họp với các sức chứa khác nhau từ 10 người trở lên, cũng như trang thiết bị hiện đại đi kèm với dịch vụ như: phục vụ trà nước, café,…

cach-to-chuc-hoi-thao-hoi-nghi
►►► Hà Nội Office cho thuê phòng họp theo giờ với chi phí chỉ từ 200.000 vnđ/giờ với đầy đủ các tiện ích văn phòng: 
Phòng họp lớn với sức chứa 30 - 40 người cùng trang thiết bị hiện đại

Ngoài sức chứa vừa đủ, điều cần quan tâm là trang thiết bị của phòng họp có đầy đủ không, có thể hỗ trợ bạn tối đ
a trong việc truyền tải tới khách mời hay không? Nội quy của phòng họp hay quy định của phòng họp ra sao? Có phù hợp không? Mọi người có thể dễ dàng tìm thấy địa điểm này hay không? Có phải di chuyển quá xa để đến với hội thảo không? Bạn nên đặt ra những câu hỏi như thế này, để có thể giải quyết từng vấn đề, tránh xảy ra sự cố khi đến ngày hội thảo.

4. Truyền thông về sự kiện

Đây là một bước khá quan trọng hỗ trợ cho quá trình đi đến thành công của một buổi hội nghị hay hội thảo. Càng nhiều người biết đến cuộc hội thảo sẽ là một cơ hội cho người tổ chức hội thảo đạt được mục tiêu ban đầu mà mình đặt ra, tìm kiếm khách hàng và đối tác tiềm năng.

 

Tùy thuộc vào quy mô của một buổi hội thảo, hội nghị, nhưng thông thường quá trình truyền thông này sẽ có những bước cơ bản như sau:

  • Gửi thư mời cho các đơn vị truyền thông, phóng viên nhà báo.
  • Tạo thiệp mời cho khách mời
  • Chuẩn bị những tài liệu cơ bản để phát cho khách tham dự sự kiện và tài liệu về hội nghị cho người không tham gia.
  • Quà tặng cho khách đến tham dự và đơn vị truyền thông.

Giai đoạn 2: Tiến hành tổ chức hội thảo - hội nghị

Nhưng lưu ý trong quá trình tiến hành tổ chức hội thảo – hội nghị

Cách tổ chức hội thảo – hội nghị của bạn có thành công hay không được đánh giá bằng kết quả quá trình tiến hành tổ chức. Trong quá trình tiến hành tổ chức bạn nên lưu ý 5 công vệc, yếu tố sau:

1. Nội dung chương trình hội thảo:

Khi bạn đã xác định được mục tiêu là gì, đối tượng tham dự là ai thì chắc chắn bạn đã biết được nội dung của cuộc hội thảo – hội nghị xoay quanh vấn đề gì. Điều bạn cần chú ý ở đây là xây dựng thật tốt chủ đề chính và các chủ đề liên quan để cuộc hội thảo – hội nghị có thể diễn ra sôi nổi.

2. Bố cục của chương trình:

Tạo một list các điểm nổi bật chính của hội thảo, từ đó phát triển thành những ý chi tiết mà bạn sẽ trình bày trong chương trình hội thảo.

3. Các thiết bị phòng họp:

Bạn hãy tận dụng tối đa những trang thiết bị hiện đại, nó sẽ giúp bạn thuyết trình một cách sinh động nhất.

4. Bữa ăn nhẹ giữa giờ (tea-break):

Nếu hội nghị kéo dài thì bạn nên chia nhỏ từng phần của hội nghị, tránh cho khách mời mệt mỏi khi phải tham dự trong thời gian quá dài. Một bữa ăn nhẹ hoặc tiệc trà giữa giờ sẽ là thời gian cho bạn cũng như người đến dự giải lao và thư giãn.

5. Dự kiến thời gian chính xác của hội nghị:

Việc đánh giá được thời gian diễn ra sự kiện và diễn ra trong bao lâu sẽ tăng hiệu quả của hội nghị. Bạn phải nắm rõ kế hoạch của hội nghị, bạn sẽ dành bao nhiêu thời gian cho mỗi phần thuyết trình?

Nên nhớ rằng, cách tổ chức hội nghị càng chi tiết thì bạn sẽ càng đảm bảo được hội nghị chạy đúng tiến độ và giảm thiểu yếu tố rủi ro không mong muốn xảy ra.

Giai đoạn 3: Sau khi hội nghị kết thúc

  • Sau khi kết thúc hội thảo, bạn nên tạo một video khái quát lại một số vấn đề chính để khách hàng nắm rõ nội dung hơn.
  • Việc đánh giá lại buổi hội thảo sau khi nó diễn ra cũng là một quy trình cơ bản của người tổ chức. Điều này sẽ rất hữu ích để đánh giá lại hiệu quả của buổi hội thảo: mình đã làm được những gì, điều gì còn thiếu sót, điều gì đã được truyền tải đến khách hàng,… Từ đó, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ rút được kinh nghiệm cho lần tiếp theo tổ chức hội nghị.
  • Gửi quà tặng cho những người tham dự là một cách hiệu quả để chiếm tình cảm của họ cũng như thu hút khách hàng tới dự những chương trình hội nghị sau.

Bạn sẽ có được cách tổ chức hội thảo – hội nghị thành công khi áp dụng đúng quy trình trên. Để có một chương trình hội thảo – hội nghị tốt nhất, đem đến nhiều giá trị nhất hãy đến với Hanoi Office và trải nghiệm dịch vụ cho thuê phòng họp, cho thuê phòng tổ chức hội thảo hội nghị trọn gói của chúng tôi.

►​►​► Tất tần tật các dịch vụ văn phòng trọn gói khác mà Hà Nội Office đang hỗ trợ - CLICK NGAY ĐỂ ĐƯỢC HỖ TRỢ!