Hướng dẫn lắp đặt phòng họp trực tuyến chi tiết từ A đến Z
Ngày càng có nhiều doanh nghiệp, tổ chức đã và đang ứng dụng công nghệ trực tuyến vào trong cuộc họp. Giải pháp này giúp có thể giải quyết công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả, đồng thời tiết kiệm chi phí đi lại. Hình thức này được đặt cho một cái tên, đó là “phòng họp trực tuyến”.
Tuy nhiên Hanoi Office nhận thấy hiện nay có không ít các doanh nghiệp vẫn chưa biết cách lắp đặt phòng họp trực tuyến tối ưu và tiết kiệm chi phí nhất. Chính vì vậy hôm nay Hanoi Office sẽ hướng dẫn cách lắp đặt phòng họp trực tuyến chi tiết từ “A đến Z”. Cùng bắt đầu thôi!
Phòng họp trực tuyến là gì?
Để chuẩn bị phòng họp tiêu chuẩn thì trước hết chúng ta nên hiểu rõ hơn về phòng họp trực tuyến là gì?
Cho thuê phòng họp trực tuyến là 1 xu thế bắt đầu trở nên thịnh hành trong những năm gần đây. Khi mà các doanh nghiệp có xu hướng mở rộng chi nhánh, thăm dò thị trường của mình đến các địa phương khác nhau thậm chí là các quốc gia khác nhau.
Khi đó nhu cầu liên lạc trực tiếp để báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cũng như lên chiến lược phát triển sắp tới trở nên cấp bách hơn bao giờ hết.
Nếu như các phương pháp truyền thống như gửi mail, hoặc sử dụng các dịch vụ OTT (Viber, Zalo, Skype…) chỉ có thể là giải pháp tình thế do những hạn chế về khả năng bảo mật cũng như tính tương tác trực tiếp giữa các chi nhánh với trụ sở chính (Headquarter) thì giải pháp thuê phòng họp trực tuyến – hội nghị truyền hình được setup sẵn như dịch vụ cho thuê, setup phòng họp của các Hanoi Office đang là những ứng cử viên hàng đầu trong các Coworking Space tại Hà Nội cho doanh nghiệp.
Trình tự kế hoạch lắp đặt phòng họp trực tuyến
Trước khi bắt tay vào xây dựng phòng họp trực tuyến việc lên kế hoạch cụ thể là rất quan trọng. Việc này không mất nhiều thời gian nhưng lại giúp bạn tiết kiếm được nhiều khoản chi phí.
1. Xác định nhu cầu kết nối bao nhiêu điểm
Thường thì có 2 mô hình chính là site to site (chỉ kết nối 2 điểm) và Multisites kết nối từ 3 điểm trở lên). Tuỳ theo nhu cầu của doanh nghiệp mà xây dựng mô hình phù hợp.
2. Xác định chi phí lắp đặt
Chi phí luôn là vấn đề mà người dùng quan tâm nhất. Giá thiết bị để setup phòng họp trực tuyến phụ thuộc vào các yếu tố:
- Dựa trên số điểm cầu kết nối mà sẽ lựa chọn thiết bị phù hợp
- Dựa trên thương hiệu uy tín trong lĩnh vực trang thiết bị setup phòng họp trực tuyến
Vì vậy, giá thành trang thiết bị phòng họp trực tuyến tương đối cao. Tuy nhiên, vẫn có những giải pháp phù hợp ngân sách cho các công ty vừa và nhỏ đó là thuê phòng họp trực tuyến.
3. Xác định nhu cầu sử dụng
Số người tham dự:
- Cá nhân: Giải pháp tối ưu tiết kiệm chi phí là sử dụng phần mềm được cài đặt trên điện thoại, laptop hay máy tính bảng để tham gia cuộc họp.
- Nhóm dưới 10 người: Đầu tư thiết bị phần cứng chuyên dụng
- Nhóm trên 10 người: Chọn các thiết bị lắp đặt phòng họp trực tuyến cao cấp, có độ phân giải cao, khả năng quay nét toàn cảnh, zoom cận cảnh rõ nét những người tham dự… Gắn nhiều camera để quay ở những góc độ và vị trí khác nhau.
Đo đạc diện tích phòng họp:
Kiểm tra lại tất cả các tiêu chí: Độ sáng, độ vang, vọng, khả năng các âm, loại trần, tường, loại bàn ghế…
4. Lựa chọn thiết bị
Sau khi xác định được tất cả các thông tin trên. Bạn sẽ bắt đầu tiến đến quy trình lựa chọn thiết bị phù hợp với quy mô và mức ngân sách doanh nghiệp đề ra.
5. Xây dựng mô hình và thực hiện demo
Sau khi lắp đặt xong bạn cần chạy thử để kiểm tra các thiết bị này có ổn không, gặp vấn đề gì trục trặc không. Bên cạnh đó kiểm tra mô hình lắp đặt đã thật sự tối ưu về mọi mặt như: Kỹ thuật, không gian,… Từ đó rút ra kinh nghiệm và thay đổi mô hình lắp đặt sao cho phù hợp nhất.
TÌM HIỂU: Cho thuê văn phòng tại Hà Nội – Đơn vị chuyên nghiệp, uy tín
Các thiết bị cần thiết để setup phòng họp trực tuyến
Để setup phòng họp trực tuyến chúng ta không thể bỏ qua những thiết bị điện tử. Các thiết bị cần thiết cho một phòng họp trực tuyến đó là:
- Codec: Xử lý mã hóa nhận và truyền tín hiệu âm thanh và hình ảnh thông qua đường truyền
- Camera – Thu tín hiệu hình ảnh
- Microphone – Thu tín hiệu âm thanh
- Remote – Điều khiển từ xa
- Bộ nguồn và một số dây cáp đi kèm
- Các thiết bị đi kèm
Đường truyền mạng
Hệ thống phòng họp trực tuyến hoạt động thông qua kết nối với đường truyền mạng để có thể bắt đầu cuộc họp. Đây là yếu tố cực kỳ quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cuộc họp. Chính vì vậy, băng thông của đường truyền cũng phải đáp ứng một số yêu cầu nhất định như:
- Với giải pháp đầu cuối
Đường truyền phải đạt ít nhất 1 Mbps để cho ra độ phân giải full HD - Với giải pháp đa điểm
Đường truyền tại mỗi điểm nhánh có tốc độ tối thiểu 1 Mbps. Đường truyền tại điểm trung tâm phải đạt ít nhất bằng tổng tốc độ đường truyền của các điểm nhánh cộng lại.
Hình ảnh mô tả để tham khảo
CLICK NGAY: Cho thuê phòng họp chuyên nghiệp – Chỉ từ 200k/ giờ
Màn hình hiển thị
Để setup phòng họp trực tuyến màn hình nên là tivi led hoặc màn chiếu có độ phân giải cao để đáp ứng hiển thị hình ảnh và các nội dung chia sẻ tại các điểm cầu.
Những thiết bị hỗ trợ
Tuỳ thuộc vào nhu cầu sử dụng và kích thước phòng họp mà bạn cần thêm 1 số thiết bị hỗ trợ khác như: mic, loa, bộ khuếch đại, bảng điện tử, thiết bị lưu trữ…
Trên đây là hướng dẫn lắp đặt phòng họp trực tuyến do Hanoi Office chia sẻ. Hanoi Office chính là đơn vị cho thuê phòng họp trực tuyến hiện đại, giá rẻ và uy tín nhất.
Bạn có thể ghé thăm 7 cơ sở Hanoi Office tại:
1. Cho thuê phòng họp trực tuyến Quận Hai Bà Trưng: Tòa nhà Udic Riverside, 122 Vĩnh Tuy
2. Cho thuê phòng họp trực tuyến Quận Cầu Giấy: Tòa nhà Sannam, 78 Duy Tân
3. Cho thuê phòng họp trực tuyến Quận Thanh Xuân: Zen Tower, 12 Khuất Duy Tiến
4. Cho thuê phòng họp trực tuyến Lê Văn Lương: Golden Palm, 21 Lê Văn Lương
5. Cho thuê phòng họp trực tuyến Quận Hà Đông: HUD3 Tower, 121-123 Tô Hiệu
6. Cho thuê phòng họp trực tuyến Trần Phú Quận Hà Đông: Tòa nhà Sông Đà, 131 Trần Phú
7. Cho thuê phòng họp trực tuyến Quận Nam Từ Liêm: Tòa nhà AT Building (Cạnh tòa FLC, Ngõ 5 Lê Đức Thọ 30m)
Trong quá trình lắp đặt nếu gặp bất kỳ vướng mắc nào hoặc muốn tiết kiệm chi phí với dịch vụ cho thuê phòng họp trực tuyến do Hanoi Office cung cấp, hãy gọi ngay tới số Hotline: 085.339.4567 – 0904.388.909 để được tư vấn chi tiết.
