Thủ tục làm văn phòng đại diện theo 03 bước - CHI TIẾT và CHÍNH XÁC

Trong quá trình phát triển và mở rộng thị trường cho công ty, văn phòng đại diện sẽ là đơn vị rất quan trọng mà các doanh nghiệp cần thành lập. Vậy thủ tục làm văn phòng đại diện như thế nào? 
►►► Theo dõi chuyên mục "Bản tin pháp lý doanh nghiệp" do Hanoi Office cập nhật thường xuyên!

Thủ tục làm văn phòng đại diện được tiến hành theo 03 bước sau: 

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ, soạn thảo và ký hồ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện


thu-tuc-lam-van-phong-dai-dien
Chuẩn bị hồ sơ có chữ ký, đầy đủ các giấy tờ được yêu cầu
 
Công ty có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện cần xã định được thông tin về tên, vị trí đặt, số điện thoại của văn phòng đại diện, người đứng đầu văn phòng đại diện và sau đó nộp hồ sơ đến phòng đăng ký kinh doanh. Bao gồm các giấy tờ sau: 
  • Thông báo thành lập văn phòng đại diện;
  • Biên bản họp về việc việc thành lập văn phòng đại diện (Đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn);
  • Quyết định thành lập văn phòng đại diện của công ty mẹ;
  • Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu như người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc là cổ đông, thành viên hay chủ sở hữu công ty;
  • 01 bản công chứng CMND/ CCCD/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;
  • Bản sao công chứng Giấy CN ĐKKD hoặc Giấy CN ĐKDN của công ty mẹ;
  • Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho cá nhân nộp hồ sơ;
  • 01 bản công chứng CMND/CCCD/ Hộ chiếu còn hiệu lực của cá nhân nộp hồ sơ;
Lưu ý: Địa chỉ đăng ký hồ sơ lập văn phòng đại diện không được là tập thể và nhà chung cư. 
Văn phòng đại diện sẽ không phát sinh các thủ tục với cơ quan thuế, tuy nhiên, khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện khác quận, huyện vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với chi cục thuế cũ. Vậy nên, doanh nghiệp cần lưu ý việc lựa chọn địa chỉ phù hợp trong quá trình hoàn thành thủ tục làm văn phòng đại diện để tránh các phát sinh thay đổi địa chỉ khác quận. 

Bước 2: Nộp hồ sơ đến Sở Kế hoạch và Đầu tư

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ với các thông tin và lưu ý như bên trên, quý doanh nghiệp cần nộp hồ sơ đến Sở kế hoạch và đầu tư, theo dõi cho tới khi nhận được kết quả. 

Bước 3: Hoàn thành thủ tục và nhận kết quả

Sau khi thực hiện xong thủ tục làm văn phòng đại diện, kết quả bạn sẽ nhận được là: 
  • Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện công ty;
  • Hồ sơ nội bộ để lưu hành ở công ty;
thu-tuc-lam-van-phong-dai-dien-1
Mẫu giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (minh hoạ)

Lưu ý: 
  • Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày quyết định lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo lập văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh. 
  • Tên của văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái có trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. 
  • Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp và kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”. 
  • Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp không sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”. 
  • Nghị định 139/2016/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/01/2017 quy định về lệ phí môn bài: Văn phòng đại diện có hoạt động sản xuất, kinh doanh phải thực hiện kê khai nộp thuế môn bài với mức 1.000.000 đồng/năm. Và công văn số 658/TCT-CS của Tổng cục thuế (có tính chất tham khảo) cũng nêu rõ đối với trường hợp văn phòng đại diện của doanh nghiệp có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thì phải nộp lệ phí môn bài; trường hợp văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài. Thực tế văn phòng đại diện không phát sinh hoạt động kinh doanh được nên không phải nộp thuế môn bài theo quy định tại Nghị định 139/2016/TT-BTC

Trên đây là thủ tục làm văn phòng đại diện với 03 bước chính xác và rất chi tiết. Nếu trong quá trình hoàn thiện quy trình thành lập văn phòng đại diện, có điều gì thắc mắc, hãy liên hệ ngay với hotine 085.339.4567 - 090.619.8389 của Hà Nội Office để được hướng dẫn chi tiết. 
Hà Nội Office không chỉ đơn giản là đơn vị cho thuê văn phòng chia sẻ, văn phòng trọn gói, văn phòng ảo chuyên nghiệp. Chúng tôi luôn mong muốn có thể giúp đỡ các doanh nghiệp ở nhiều lĩnh vực nhất. 
►►► Truy cập website: hanoioffice.vn để tham khảo các dịch vụ văn phòng trọn gói