Văn phòng ảo là gì? Văn phòng ảo có hợp pháp không?

Văn phòng ảo là gì? Văn phòng ảo có hợp pháp không? Đây là những câu hỏi và thắc mắc của đa số mọi người khi lần đầu tiếp xúc thuật ngữ văn phòng ảo.

Khái niệm này trên thế giới đã có từ rất lâu và được biết đến với cái tên tiếng anh là “Virtual Office”. Được du nhập vào Việt Nam từ những năm 2006 và đến nay đây là một loại hình dịch vụ cung cấp: địa chỉ giao dịch của Doanh nghiệp, số điện thoại, số fax, nhân viên đại diện doanh nghiệp, lễ tân, đặt biển hiệu công ty hay kế toán báo cáo thuế.

Hãy cùng Hà Nội Office tìm hiểu xem Văn phòng ảo là gìvăn phòng ảo có hợp pháp không?

►►► Có thể bạn quan tâm: Thuê văn phòng ảo tại Hà Nội và 5 tiêu chí vàng cần lưu ý

văn phòng ảo là gì

VẬY VĂN PHÒNG ẢO LÀ GÌ?

Văn phòng ảo là một loại hình thức dịch vụ cho thuê văn phòng “0m2” dùng để làm văn phòng đại diện - giao dịch hay một địa chỉ để đăng ký kinh doanh, mà trong đó mọi thông tin giao dịch đều được chuyển hướng về văn phòng thực tế (tức là cho thuê địa chỉ văn phòng). Mọi hoạt động đều không hề “ảo” mà hoàn toàn tiện lợi. Bởi bạn không những có thể sử dụng một địa chỉ để đăng ký kinh doanh, mà còn có đội ngũ nhân viên nhiệt tình trong các công việc được cho phép thực hiện thay bạn.

Văn phòng ảo được dịch theo nghĩa đen của từ Virtual office. Vậy Virtual office là gì?

Từ Virtual có nghĩa là THỰC- THỰC SỰ, nhưng trong vật lý khái niệm này có nghĩa là "hình phản chiếu/vật phản chiếu", do đó mà dịch theo nghĩa đen là “ảo”. Cách chuyển ngữ hiện nay một số người hay dùng: VIRTUAL OFFFICE = Văn phỏng ảo là bám vào nghĩa đen nên đôi khi nhiều người nghĩ rằng “ảo” là không có thật.

Hãy hiểu theo cách đơn giản, văn phòng ảo là một địa chỉ văn phòng cho thuê làm địa chỉ kinh doanh của công ty bạn. Văn phòng này có tất cả các tiệc ích của một văn phòng chuyên nghiệp: nhân viên lễ tân trả lời điện thoại; Có phòng họp với nhiều sức chứa, có phòng tiếp khách, dịch vụ viễn thông và mọi trang thiết bị văn phòng để bạn sử dụng. Sự khác biệt đối với loại hình văn phòng chia sẻ/văn phòng ảo/văn phòng trọn gói là bạn và tất cả các nhân viên khác không nhất thiết phải luôn ở tại văn phòng mà có thể làm việc ở bất cứ nơi nào khác. Điều này giúp các doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí thuê văn phòng, chi phí nhân viên lễ tân, các thiết bị văn phòng và các chi phí tiện ích khác…

van-phong-ao-la-gi
Hình ảnh văn phòng cho thuê tại Hà Nội Office --- CLICK NGAY XEM CHI TIẾT! 

Hiện nay, văn phòng ảo hay còn gọi là văn phòng chia sẻ là một loại hình dịch vụ đã khá quen thuộc trên thị trường. Nhất là đối với các thành phố lớn, nơi rất đông dân cư, cơ sở hạ tầng đắt đỏ và chi phí sinh hoạt rất cao, thì loại dịch vụ Văn Phòng Ảo đang rất được ưa chuộng.

Lợi ích của văn phòng ảo.

Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, thì việc sử dụng văn phòng ảo là một biện pháp tối ưu hóa được chi phí vốn đầu tư ban đầu. Với mức độ đắt đỏ ở các thành phố lớn như Hà Nội về tất cả các mặt hàng thì việc mua được một căn nhà đặt trụ sở là việc hết sức khó khăn cho doanh nghiệp. Thuê văn phòng ảo tiết kiệm kinh phí, không cần phải chuẩn bị số vốn lớn để thuê văn phòng dài hạn, không cần lo về chi phí bỏ ra để mua sắm trang thiết bị văn phòng, chi trả dịch vụ văn phòng. Với một mức giá nhất định phù hợp với từng nhu cầu từng doanh nghiệp, văn phòng ảo luôn đáp ứng được những tiêu chuẩn và dịch vụ chất lượng và hiện đại nhất.

  • Khi đăng ký văn phòng ảo, doanh nghiệp sẽ nghiễm nhiên có một địa chỉ thuận tiện và chuyên nghiệp, đội ngũ lễ tân và nhân viên đại diện năng động - nhiệt tình - trách nhiệm cao. Văn phòng ảo cũng là nơi nhận bưu thư, bưu phẩm, tiếp khách và xử lý các công việc trong phạm vi cho phép khi doanh nghiệp vắng mặt.
  • Được sử dụng các trang thiết bị văn phòng tiện lợi, sang trọng và hiện đại như: Bàn làm việc, ghế ngồi, tủ đựng hồ sơ, tủ đựng tài liệu, điện thoại bàn riêng, số fax riêng.
  • Miễn phí truy cập internet tốc độ cao, bình nước nóng/lạnh, điều hòa trong giờ làm việc.
  • Không gian làm việc rộng rãi, thoáng mát, chuyên nghiệp và hiện đại. Đây là một yếu tố giúp bạn nâng cao hình ảnh trong mắt đối tác và khách hàng.
  • Các địa chỉ văn phòng ảo thường nằm tại các mặt tiền của các dãy phố lớn. Gần kề với các doanh nghiệp lớn trong nước, có các ngân hàng, nhà hàng, khách sạn bên cạnh nên rất thuận tiện trong việc tiếp khách, ăn uống, nghỉ ngơi.
Văn phòng ảo là gì lợi ích

Tại sao lại nói văn phòng ảo là văn phòng chia sẻ?

Văn phòng ảo, có thể hiểu là một hình thức chia sẻ một địa chỉ làm việc, một địa chỉ giao dịch, chia sẻ về hình ảnh văn phòng, hay sự chia sẻ nhưng nhân viên đại diện, lễ tân chuyên nghiệp cho nhiều công ty và doanh nghiệp.

Hay nói cách khác văn phòng ảo chính là một gói dịch vụ trong khái niệm văn phòng chia sẻ.

VĂN PHÒNG ẢO CÓ HỢP PHÁP KHÔNG

Dưới đây là chia sẻ của chị Trang khi tìm hiểu và thuê văn phòng ảo tại Hà Nội Office:

Văn phòng ảo có hợp pháp không

“Khi mới tìm hiểu về dịch vụ thuê văn phòng ảo thì tôi cũng rất hoang mang về tính pháp luật của loại hình dịch vụ này. Cũng có chút lo ngại vì không hiểu hết về tính chất và đặc thù của dịch vụ, nhưng sau khi tìm hiểu thì tôi đã biết về tính pháp luật của văn phòng ảo như sau:

  • Theo các chuyên gia, về mặt luật pháp, hiện việc thuê và cho thuê văn phòng ảo là không trái pháp luật Việt Nam hiện hành.
  • Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tên riêng, có trụ sở giao dịch ổn định, có tài sản được đăng ký nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh.
  • Trụ sở giao dịch phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam,có địa chỉ được xác định, bao gồm số nhà, tên xã, phường, tỉnh/thành phố, và phải được thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh.”

Văn phòng thật hay “văn phòng ảo” thì pháp nhân vẫn còn có con người là thật. Có người đại diện pháp luật, chịu trách nhiệm về hoạt động doanh nghiệp. Cơ quan quản lý chỉ cần tìm cách quản lý con người là được.

Chính vì vậy, văn phòng ảo hoàn toàn hợp pháp với pháp luật Việt Nam hiện hành.

CÓ NÊN THUÊ VĂN PHÒNG ẢO HAY KHÔNG?

Với sự tối ưu, đem lại tính hiệu quả cao và chất lượng dịch vụ ưu việt, có nhiều loại hình phù hợp có thể đáp ứng được các nhu cầu của các doanh nghiệp thì văn phòng ảo là một lựa chọn hoàn toàn nên cân nhắc khi bạn muốn tìm một địa chỉ thuận tiện và chuyên nghiệp, muốn tiết kiệm chi phí thuê văn phòng, hay muốn nâng tầm hình ảnh của mình.

Ở nước ngoài, văn phòng ảo là loại hình dịch vụ phổ biến và ưa chuộng. Thế nhưng, ở Việt Nam còn Khá nhiều Doanh Nghiệp chưa hiểu về loại hình dịch vụ này nên còn e ngại và chưa dám tiếp xúc. Tuy nhiên, hiện nay các địa chỉ cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo đều hết sức chú trọng đến không gian làm việc của văn phòng và chất lượng dịch vụ văn phòng. Bên cạnh đó các tiện ích đi kèm để hỗ trợ các công việc kinh doanh và hoạt động của doanh nghiệp cũng rất được chú trọng. Rất nhiều doanh nghiệp nước ngoài sang Việt Nam đều sử dụng loại hình dịch vụ này để có được một địa chỉ thành lập công ty hay đơn giản là đặt một địa chỉ văn phòng giao dịch, văn phòng đại diện để tìm hiểu và nghiên cứu thị trường và có được hiệu quả rất cao.

Mỗi doanh nghiệp đều có điểm mạnh và yếu. Nhưng giải quyết bài toán kinh tế là điều quan trọng nhất mà doanh nghiệp nào cũng quan tâm và hướng tới. Để giải quyết bài toán này, các doanh nghiệp sẽ lựa chọn cho mình một hình thức tối ưu và đạt hiệu quả cao nhất nhưng lại tiết kiệm chi phí. Nghe có vẻ không khả thi nhưng văn phòng ảo chính là hình thức mà bạn cần.

Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, vừa và nhỏ, vốn đầu tư còn ít. Thì lựa chọn dịch vụ văn phòng ảo luôn là một biện pháp hoàn hảo và tối ưu.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần một trụ sở để đăng ký kinh doanh, tiếp khách hàng, tư vấn, kí kết hợp đồng và giao dịch với khách hàng thì văn phòng ảo là một lựa chọn hoàn hảo.

Đáp ứng các nhu cầu khác nhau của từng doanh nghiệp, Hà Nội Office đem đến nhiều gói dịch vụ cho thuê văn phòng với chi phí khác nhau để doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức phù hợp nhất với mục đích cũng như giá trị mình hướng tới. 

►►► Tham khảo dịch vụ cho thuê chỗ ngồi làm việc tại Hà Nội Office - Tối ưu chi phí nhất!